南开《秘书学概论》复习资料-李广欣

南开《秘书学概论》复习资料-李广欣答案

一、客观部分（单项选择、多项选择）
（一）单项选择
1. 历史上，“秘书”一词最早见于文献（  ）。
A. 《汉书》
B. 《尚书》
C. 《史记》
D. 《说文解字》
★ 考核知识点: 中国古代的秘书活动（秦汉时期）
附1.1.1（考核知识点解释）：
中国历史上的秘书活动出现很早，可以上溯至商周时期。但是“秘书”一词的出现则是汉代的事情了。其最早见于《汉书·叙传》：“与刘向校秘书。每奏事，斿以选受诏进读群书。上器其能，赐以秘书之副。”
这里有两点需要注意：第一，教材中文字并不准确，其中“游”当作“斿”。斿，即班斿，为人名，是汉书作者班固的先祖。第二，《汉书》中虽然第一次出现了“秘书”这个词，但却是用来指称藏于宫廷、秘不外传的图书，与现代意义上“秘书”一词完全不同。随着历史的发展，“秘书”一词转而之人。东汉时期首设“秘书监”，既是官署，又是官职；南北朝时，陆续有“秘书令”、“秘书丞”、“秘书郎”等官职名，但是这些官职及其功能仍不完全等同于现代意义上的“秘书”。“秘书”的名实相副是辛亥革命前后的事情了。
 
2. 下列机构中，哪一个是唐代的典型中央秘书机构（B）。
A. 尚书省
B. 中书省
C. 通政使司
D. 内阁
★ 考核知识点: 中国古代秘书工作的发展（隋唐宋元时期）
附1.1.2（考核知识点解释）：
三省制是隋唐政治体制的主要特征。中书、尚书和门下三省执掌中央权力：中书省负责草拟皇帝诏令，按皇帝的意图行使决策权；门下省负责审议政令，执掌封驳权；尚书省则是典型的行政机构，是主要的执行机构。
教材提出：“三省长官均是辅佐皇帝发号施令的宰相……他们的共同目标是向皇帝负责……三省的工作性质决定了其自身都是皇帝的秘书机构。”这一论断是值得商榷的。若是以“向皇帝负责”这一标准作为判断依据，则全国上下官署皆为“秘书机构”，显然太过宽泛。相比较之下，尚书省执掌行政权，在实践中具有根据宏观性的诏令采取具体措施的实施决策权力，实际上更多类似于今天所谓的“业务部门”。而中书省名曰执掌制定政令的权力，但由于隋唐时期是典型的皇权政治，一项政令的合法性与权威性，必须以得到皇帝首肯为前提。因此，中书省更多只是一个参谋机构，即他们先提出政令的草案，起早文本，进呈皇帝并获得许可后，该政令才能颁布实施。由于决策权最终握在封建帝王手中，中书省实际上更多发挥的是辅助决策的作用。尤其是中书省下辖的中书舍人，从事的是较为典型的秘书工作。
综合以上情况考虑，中书省才是隋唐时期中央权利体系中的典型秘书部门。需要注意的是，对于古代的秘书工作，我们应辩证认识。一方面，秘书工作在封建社会体系中日渐成形，逐渐与其他种类的社会行为区分开来；另一方面，由于历史的局限性与社会分工体系的客观状态，古代的秘书工作又具有某种程度的“模糊性”，即往往与其他行业分工结合在一起，并未获得完全独立的地位。因此，中书省也只是更多具有秘书部门的性质而已，我们不能将它与秘书机构完全等同起来。
 
3. 1912年，中华民国临时政府对秘书工作进行了一系列改革，其中包括颁布（ ），规定新的公文文种，废除了封建时代使用的制、诏、诰等公文文种。
A. 《公文程式条例》
B. 《暂行公文格式新办法》 
C. 《公文改良办法》
D. 《公文处理暂行办法》
★ 考核知识点:近现代时期的秘书工作发展情况
附1.1.3（考核知识点解释）：
辛亥革命推翻满清政权后，新成立的中华民国临时政府在秘书工作方面进行了一系列的改革。1912年，《公文程式条例》颁布，废除封建王朝时期使用的制、诰、诏等文种，规定了新型公文文种，包括令、呈、咨、示、状等，同时也明确相应文种的使用范畴。
4. 秘书工作的本质特征是（A）。
A. 综合辅助性
B. 自主决策性
C. 协调督查性
D. 具体实践性
★ 考核知识点: 秘书工作的性质和本质特征
附1.1.4（考核知识点解释）：
秘书工作是因应领导工作而产生的，其范畴与性质必须联系领导工作来加以界定。领导工作的突出特征在于，其在相应的事务中具有决策的权力；而秘书人员则为领导决策提供服务，也是为决策提供服务。在这个意义上，秘书工作是一种辅助性的活动，它本身不具有决策权力，也不能越俎代庖执掌决策权力，而应通过各种方式为决策的最终制定提供支持。
强调秘书工作的辅助性，并不等于否热它的价值与意义。相反，在现代社会复杂的信息环境中，越是强调科学管理、科学领导，就越来不开秘书工作的有力支持与周密服务。
综合性意味着秘书工作有别于专业性很强的业务工作。秘书人员既要在本职岗位上发挥重要作用，管好自己的主业；同时，又必须处理种类繁多的其他事务。只要领导决策需要的，秘书工作都必须有所涉及。这是秘书工作辅助性特质的必然要求。
秘书工作还有其他特征，但辅助性、综合性是最为核心的内容。执行秘书工作时，必须注意辅助性、综合性这一本质特征。注意以领导的决策需要为中心开展工作，参谋而不决断，辅助而不擅权。
 
5. 以下哪一项工作不属于秘书工作的范畴(D)。
A. 智囊性工作
B. 程序性工作
C. 临时性工作
D. 决策性工作
★ 考核知识点:秘书工作的性质
附1.1.5（考核知识点解释）：
秘书工作是因领导工作需要而存在，其最本质的属性即是从属于领导工作的“辅助性”。这宗形式或曰地位，要求秘书人员必须理解，在处理或解决秘书工作中的各种事务时，都只能根据领导者或领导集体的指示与要求去行事。对于一些问题，秘书人员可以进行研究与思考，并提出自己的解决方案；但是这些方案必须经过领导认可，即上升为领导决策后，才能真正进入执行环节。秘书人员也会处理一些程序性的工作或临时交派的任务，但是其工作规程与标准实际上也是由领导或领导集体制定的。
因此，在组织机构的工作中，决策权（决定权）只能由领导者或领导集体来行使，秘书人员或秘书机构只能站在辅助的位置上发挥职能，不能缺位，也不能错位，更不能越位——“代行”决策权。但这一点并不妨碍秘书人员积极主动地开展工作，秘书人员应找准自己的定位，将秘书工作自觉纳入到领导工作的体系中去，努力发挥参谋作者与服务职能，其效果最终会体现于科学管理和科学决策之中。
 
6. 秘书工作的基本规律是（  ）
A. 秘书人员的参谋职能必须寓于服务领导的过程中，与领导需求相一致
B. 秘书人员的知识、能力、素质水平，必须适应岗位的要求与领导的需要
C. 秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求
D. 秘书人员的参谋职能与事务性工作，必须适应本单位的需求
★ 考核知识点: 秘书工作的基本规律及其理解
附1.1.6（考核知识点解释）：
在学习秘书学理论时，必须始终明确这样一个问题：秘书人员应围绕领导人员及其决策需要开展自己的工作，这是秘书工作存在的基础。从哲学的层面上讲，领导人员对秘书人员的综合辅助性工作的需要，与秘书人员提供综合辅助性服务的水平之间的矛盾，构成了秘书工作的基本矛盾。简单来说，即围绕“综合辅助性工作”这一核心要素，需求者（领导）与提供者（秘书）之间的契合程度，是评判与修正秘书工作的主要依据。
在秘书工作的实践中，秘书人员的服务水平和领导者的需求之间，经常会呈现出“不适应—基本适应—再不适应性—再次基本适应”这样的发展轨迹。在这样的循环中，秘书人员努力改进自己的工作，以便使其能够符合领导人员的需求，并且随着客观条件的改变与领导需要的变化，不断做出调整，使秘书工作的内容与领导决策工作的需求达到动态的平衡。唯有如此，才能更好地发挥秘书工作的作用，促进领导工作和科学管理的实现。
因此，秘书工作的基本规律可表述为：秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求。
 
7. 检验秘书工作质量水平的主要依据是（B）。
A. 秘书的自我评价
B. 领导的满意程度
C. 社会的舆论评价
D. 同事的态度意见
★ 考核知识点: 秘书工作的基本规律及其理解
附1.1.7（考核知识点解释）：
秘书工作的基本规律是：秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需要，这是秘书工作的基本规律。
我们必须围绕领导需求和服务决策这个中心来理解秘书工作的基本规律。正如教材所指出的那样：“领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。”这意味着，秘书工作的价值即在于保证领导职能和决策工作的顺利实现，其业绩实质上是融入于领导工作之中的。领导工作目标顺利实现，做出有效决策，实际上也就间接肯定了秘书的辅助性劳动。
因此，评判秘书工作的质量水平，没有统一的客观标准；适应领导需要，有利于促进领导的决策工作，就表明秘书工作是合格的。从另一方面来讲，这也要求秘书人员应主动研究领导的工作方式和决策风格，以便使自己的工作更好地与之适应。
 
8. 秘书人员指出领导的错误或向领导提出正确建议时，合适的做法是（C）。
A. 坚持原则，直言不讳
B. 态度严肃，公开指正 
C. 注意时间适当，场合适当
D. 尽量回避，少惹麻烦
★ 考核知识点: 正确处理秘书与领导关系的原则
附1.1.8（考核知识点解释）：
秘书人员工作与领导工作的目标是一致的。秘书应该与领导建立起默契配合的工作关系，这样才能共同促进决策工作的顺利有效开展。
默契配合关系的建立，有赖于秘书与领导之间的沟通。沟通既包括正常的交流，也涉及秘书人员对领导的谏言。秘书学理论认为，秘书服从领导，并非是盲目的、无条件的迎合。由于个人精力、体力、阅历等方面的局限，领导也难免犯错误。这时需要秘书人员以高度的责任感，勇敢向领导谏言，这既有利于决策工作，本质上也是在维护领导——其实也是秘书自身——的利益。
秘书向领导谏言，要注意把握两方面的问题：一是言之有理，言之可行；二是讲究“进谏”的艺术。在指出领导的错误或向领导提出建议时，要准备充分，选择恰当的时机和场合。做到既维护了领导的尊严和形象，同时又能切实解决问题，改善领导工作中的不足之处，使谏言收到最大的成效。
 
9. 在秘书工作中，有可能遇到“多头指示”的情况，即对于某一问题，不同领导给出了不同的处理意见。此时，秘书人员的正确做法应是（  ）。
A．保持中立，静观其变，所有处理意见都不要执行
B．主动促成不同领导的沟通，使领导集体形成一致意见
C．选择一种处理意见予以执行，其他的则不予考虑
D．直接请示更高一级的领导，要求给出更具权威性的处理意见
★ 考核知识点: 正确处理秘书人员与领导集体关系的原则
附1.1.9（考核知识点解释）：
从科学管理的视角来看，“多头指示”问题对工作是非常不利的；但现实中，由于秘书人员的独特地位，尤其是那些不主要服务于特定一位领导的秘书，常常会遭遇多头指示这一情况：当一项工作涉及多个领导的职责范畴时，相关领导人员都会予以关注，有时由于缺乏协调和交流，不同领导人员做出的决策是有差别的。此时，秘书人员的处境就非常尴尬了。
遇到多头指示时，秘书人员正确的做法是积极协调，努力促成相关领导的沟通与交流，从而形成统一的意见。这样既避免了多头指示的问题，也维护了领导集体的团结。一般情况下，秘书人员不要立即向更高一级的领导直接报告多头指示问题；只有在协调无果，各位领导均坚持己见、不愿改变意见的情况下，秘书人员才应请示更高一级的领导，有其做出仲裁或进一步的协调。
理论上来说，多头指示问题的出现，已经预示了领导集体之间存在着程度不同的矛盾。作为秘书人员，应努力化解这种矛盾，而不要放任或加剧这种矛盾。这是应对多头指示问题的最基本原则。
 
10. 想要科学地配置和安排秘书人员，须遵循一定的原则，其中不包括（ ）
A．适应性原则
B．职能性原则
C．超前性原则
D．类型性原则 
★ 考核知识点: 配置秘书人员的原则
附1.1.10（考核知识点解释）：
配置秘书人员主要实行这样三条原则：第一，适应性原则。即根据领导者的个性特点和工作习惯来配置秘书，使二者在工作方式、学识素养、行事作风、性格气质等方面相适应，从而促进工作开展和关系维护。第二，职能性原则。即按照领导者的管理职能配备秘书人员，使秘书人员的级别、专长与领导人员的地位、分工相适应。这样既能够人尽其才，促进领导工作的开展，某种程度上也有利于维护正常的工作秩序。第三，类型性原则。即将不同“类型”的秘书人员分派到合适的岗位上去。这首先要求对秘书人员的专长与能力有较为准确的把握；在此基础上，将智囊型的秘书人员配置在主要发挥参谋、咨询作用的岗位上，将综合性秘书配置于较多从事事务性工作的岗位上，将专才型秘书配置于那些分工化程度较高、需要一定专业素养的岗位上。
 
11. 在某组织中，所有的秘书工作都由办公室来统一负责。这种秘书工作的组织形式属于(  )。
A．集权形式
B. 集中形式
C. 分工形式
D. 多元形式
★ 考核知识点:秘书工作的组织形式
附1.1.11（考核知识点解释）：
根据组织机构的性质与规模的区别，秘书工作组织形式有集中形式与分工形式之分。一般而言，规模较小的基层组织机构，大多采用集中形式；而层级较高、规模较大、秘书工作任务繁重的大型企事业单位，则往往采用分工形式。
所谓“集中形式”，指的是本单位的秘书工作各项内容均集中于办公室来负责完成。作为综合性秘书工作部门的办公室，没有更为细致的下级部门划分，而是根据具体实际情况，灵活安排人员与分工，以满足单位对秘书工作的各种需要。至于“分工形式”，则是指依据一定的标准，将秘书工作换分为若干类型，分别交由不同的部门来专职完成。例如，级别较高的政府部门，其办公厅内会设有秘书局、机要局、信访局等不同下级机构，分别负责某一类秘书工作。
 
12. 秘书人员最为重要的基础能力是（C），它同时也是秘书人员智力结构的核心要素。
A. 记忆能力
B. 观察能力
C. 思维能力
D. 想象能力
★ 考核知识点: 秘书人员的能力要求
附1.1.12（考核知识点解释）：
为了更好地适应秘书工作的需要，秘书人员应有重点、有计划地培养个人的能力素养。根据秘书学理论，秘书人员要在基础能力和专业能力两个层面上努力提升自身水平。基础能力即是我们教材中所提及的“智力要求”与“基本能力要求”；专业能力，即教材中所谓“业务技能要求”，是与岗位责任与工作分工密切联系的。
记忆力、观察力、思维力与想象力都属于基础能力的范畴（ “智力要求”）。其中，思维力是人们对事务间接和概括反映的能力，是秘书人员智力结构的核心要素。秘书工作的性质和功能决定了秘书人员必须具备良好的思维力，勤思善谋，发挥参谋和智囊作用。
 
13. 下列选项中，哪一项不是办公室工作的主要特点（  ）。
A. 服务性
B. 繁杂性
C. 灵活性
D. 恒定性
★ 考核知识点: 办公室工作的特点
附1.1.13（考核知识点解释）：
办公室作为机关、企事业单位内部的综合办事机构，是辅助领导处理日常公务的枢纽，也是秘书人员的主要办公场所。而秘书人员在办公室的职责，概括起来主要涉及两个方面：一是政务服务；二是事务管理。
秘书学中所谓的“办公室工作”具有服务性、繁杂性、分散性、灵活性、专业性等特点。
 
14. 印章损坏时，负责印信管理的秘书人员应（  ） 。
A. 重做制新印章
B. 自行销毁
C. 自行封存
D. 及时将印章上交制发单位
★ 考核知识点: 印章（公章）的使用和管理
附1.1.14（考核知识点解释）：
印信管理是办公室日常工作的重要内容之一，是秘书人员对印章和介绍信的管理工作。
某一组织的印章，即所谓“公章”，是其职权的象征。加盖公章后的文件具有权威性和民事法律效力，代表组织的意志与行为，由本组织承担相应的责任。因此，公章必须妥善保管，并按规程使用。如果公章损坏或停止使用，负责印信管理的秘书人员应将公章及时上交原制发单位，由制发单位按规定封存或销毁。
私自制作、毁坏公章的行为，都是违法的。《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。”“伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。”
 
15. 根据我国颁行的《保密法》，国家秘密分为三个等级，按照从高到低的顺序依次是（C）。
A．绝密、机密、普秘
B. 机密、秘密、普密
C. 绝密、机密、秘密
D. 绝密、秘密、普密
★ 考核知识点:秘书的保密工作（秘密的等级）
附1.1.15（考核知识点解释）：
将涉密内容划分为不同的等级，有利于采取不同的措施来实现相应的保密效果，从而更加有效地利用各类资源和安排保密力量。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》，2010年4月修订）第十条的规定，国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。其中，“绝密”的密级最高。
 
16. 在接待工作中，往往通过秘书人员的说明介绍，使不认识的双方相互熟悉。根据接待礼仪，在介绍双方认识，秘书人员应做到（A）
A．先介绍地位较低的一方，后介绍地位较高的一方
B. 先介绍地位较高的一方，后介绍地位较高的一方
C. 先介绍本单位的一方，后介绍其他单位的一方
D. 先介绍其他单位的一方，后介绍本单位的一方
★ 考核知识点:接待服务的基本礼仪（他人介绍）
附1.1.16（考核知识点解释）：
在接待工作中，通过秘书人员的说明介绍使不认识的双方相互熟悉的过程，被称为“他人介绍”，又称“第三者介绍”，即由秘书作为中介方来进行引见。从事这种工作时，秘书人员应注意：
第一，要遵循“尊者优先了解”的原则。即先介绍地位低的人，把地位低的一方的情况先说给地位高的一方听。也就是先让地位高的人了解情况，从而把握交际的主动权。具体来说，就是先把晚辈介绍给长辈，先把职务较低的一方介绍给职务较高的一方，先把主人介绍给来宾，凡此等等。第二，介绍时应简明扼要，抓住要点。将某人的姓名、单位和职务介绍清楚，同时还应选择与本次交际活动最为贴合的有关信息，集中加以介绍。第三，介绍的时间不要太长，也要留有余地，为此后双方的交流预置空间。
 
17. 为了使包含重大事项的公文或需要不同机关同时办理的公文，能够尽快到达各个机关，提高办事效率，在行文方式上可以采用(B)的办法。
A．逐级行文
B. 多级行文
C. 越级行文
D. 统一行文
★ 考核知识点:公文的行文规则
附1.1.17（考核知识点解释）：
在公文往来过程中，发文单位与收文单位之间应遵循一定的规则，以确保公文运转的畅通有序，并维护各级组织部门之间的工作秩序。
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，为了保障机关之间的正常工作秩序，上下级单位之间以逐级行文为基本规则，一般情况下不得越级行文。
有时为了能够应对紧急的突发事件，使握有最终处理权的那级机关或部门能够迅速作出反应，或者是某一项工作，需要由多个不同级别的单位联合处理，这种情况下，发文单位可以选择多级行文。也就是，既按照正常的领导与被领导关系，向直接相关的上下级机关发文（即逐级行文），同时又超越直接隶属关系，向更上一级或更下一级的机关发文（越级行文）；实际上也就是逐级行文与越级行文同时进行。
需要注意的是，多级行文属于一种特殊行文状态，若非有重大情况或紧急需要，一般不要轻易采取多级行文方式办理公文。
 
18. 在办会过程中，签到工作属于（B）。
A. 会前工作
B. 会中工作
C. 会后工作
D. 统筹管理工作
★ 考核知识点: 会务工作的实施
附1.1.18（考核知识点解释）：
会务工作是秘书工作实践中的主要内容之一。召开会议时，从会议筹备到善后总结的一系列工作，大多由秘书部门及其人员负责。会议工作的实施过程，一般划分为会前、会中、会后三个阶段。
其中，会中工作由签到开始。即，当与会人员莅临之时，会中工作就已然开始了。签到工作的目的在于准确了解与会人员的出席情况，同时也能够把握与会者的驻扎情况，从而为会议期间的各种服务工作提供信息依据。
对于秘书工作而言，会中工作并非起始于宣布会议开幕时。当与会人员抵达报道之际，秘书人员的会中工作就已经开始。尤其是那些跨区域的或国际的会议，往往要单独划出一天（或几天）作为报到时间，与会者陆续抵达，在会议签到处报到，并且入住统一的酒店，其间秘书人员的签到工作是非常繁重的，既要做好接待与食宿安排，又要统计信息，可能还会分发各种材料。因此，在会务工作实践中，必须重视签到阶段的工作，在此前的会前准备工作中仔细做好规划和心理准备。
 
19. 秘书调研必须紧密围绕领导需求这个中心来展开，因此秘书调研工作具有（B）的特征。
A. 随意性   B. 被动性   C. 自主性   D. 自觉性
★ 考核知识点: 秘书调研的特征
附1.1.19（考核知识点解释）：
秘书部门的调研工作具有被动性、随机性、政策性等特征。其中，所谓“被动性”指，秘书人员开展调研活动与否、其调研活动围绕什么主题展开、调研工作侧重于什么问题等，都不是由秘书人员自己说了算的，而是要根据领导的需求或指示来安排。如果离开了领导需要这一立足点，秘书调研活动的性质就会发生改变（即算不上是“秘书调研”了）。
在实际工作中，秘书从业人员必须认识到：秘书调研在课题选择、内容安排、对象取舍、方针设计等方面，必须征求领导的意见，由领导根据自身工作的需要最终加以确认；切不可自行其是，偏离了领导工作和领导需要这一中心。因此，秘书人员的调研工作实际上是由领导或领导工作推动的，这种推动可能是直接的（领导明确指示开展调研），也可能是间接的（秘书人员围绕领导需要和当前决策工作的重点，自行安排调研）。但无论如何，从工作的动因来看，秘书调研都是被动开展的。
 
20. 秘书调研工作的根本宗旨在于（   ）。
A. 为领导决策提供参谋与咨询
B. 锻炼自身才能
C. 协调各部门工作
D. 完善机关事务性管理工作
★ 考核知识点: 秘书调研的功能和意义
附1.1.20（考核知识点解释）：
调研是秘书工作的重要内容，也是层次较高的秘书工作，指秘书人员格局领导的指令或组织工作的需要，运用科学的调查手段和分析方法，对某一课题或现象进行实地考察和系统研究的活动。秘书人员从事调研活动，其宗旨就在于为领导者的决策工作提供咨询和参谋的服务。
需要注意的是，我们的教材就“秘书调研的实施”问题论述很多，有一个章节的内容。但实际上，秘书调研的具体步骤、实施方法等，与其他部门的调研活动没有太多区别。专业性调研活动的方法、经验与理论等，秘书从业人员都可以拿来借鉴。秘书调研工作的独特性主要在于其初衷与归宿。亦即，秘书人员调研工作的进行，是由领导需要或指示来推动的；而秘书调研的最终目的，也是要更好地服务于领导工作与科学决策。
 
21. 调研工作中，秘书人员需要运用各种调查方法。其中，所谓“特尔菲法”（有时也写作“德尔菲法”）指的是（C）。
A．文献调查发
B. 会议调查发
C. 专家调查法
D. 实地考察法
★ 考核知识点:秘书调研中常用的调查方法
附1.1.21（考核知识点解释）：
秘书人员在从事调研工作时，应注意运用科学的调查方法和研究方法，以提升工作效果、切实发现和解决问题。调研工作中常用的调查方法，主要包括会议调查法、个别访问法、专家调查法（特尔菲法）、文献调查法、实地考察法等。
专家调查法，即特尔菲法，或曰德尔菲法，是指就某一问题，采取背靠背的方式，对若干专家进行咨询；然后将专家反馈的意见予以汇总整理，再把整理后的信息发给各位专家，请他们根据情况再次做出判断；反复进行这种咨询，几轮之后，专家的意见将趋于统一，形成最终的结论。采用这种方法进行调查时，要注意两个重要问题：一是专家之间不能有联系，每一位专家只能与调查人员发生联系；二是秘书人员要做好每一轮调查结果的统计汇总情况，因为这是下一轮调查的信息基础，专家们能否准确做出判断，主要依赖于此。
 
22. 信息工作是秘书工作的重要内容之一；秘书部门搜集、整理的信息主要是（A）。
A．领导决策信息
B．组织内部信息
C．时政经济信息
D．科技文化信息
★ 考核知识点: 秘书部门信息工作的对象
附1.1.22（考核知识点解释）：
秘书部门所说的信息主要是领导决策信息。所谓“领导决策信息”，指那些能够在一定时段内为领导人员的决策行为和科学管理提供依据和支持的各种类型信息。以此类信息为工作对象，是由秘书工作的本质特征和基本规律所决定的。
 
23. 如果信访事项不属于本单位的受理范围，那么秘书人员可以采用（A）的办法。
A. 转办   B. 交办     C. 承办      D. 催办
★ 考核知识点: 信访工作的实施
附1.1.23（考核知识点解释）：
信访受理是一项技术性、操作性很强的工作，在具体实践中往往需要随机应变。但是信访工作的原则和基本流程是必须坚持的，这也是教材和我们的讲授中重点强调的内容。
但教材的论述仅仅是针对对口信访而展开的。现实中，很多来信来访可能并非属于受理机关的职责范围。此时，本着对信访者负责的精神，应将这些信访事项转至对口单位或对口部门去处理，这就是“转办”。转办也必须具函；如果是来信，还要将原信一并转到对口单位或部门。重要的、突出的信访事项应单独转办；一般的信访事项，可分类分批转办。
转办的事项可以要求具体受理的对口单位“回告”；也可以不要求“回告”，由受理单位直接联系信访人即可。有时转办可能只是为相关单位提供参考，不一定具有强制性效力。
 
24. 秘书人员在从事督察工作时，应及时、适时地向领导报告进展情况和督查效果，同时请领导对相关问题做出指示与决策，以指导督察工作顺利进行。这一督查工作制度属于（D）。
A．领导审批制度
B. 目标责任制度
C. 工作检查制度
D. 请示报告制度
★ 考核知识点:督察工作制度
附1.1.24（考核知识点解释）：
建立健全督察工作制度，是保证督察工作规范化、高效化的主要手段。督察工作制度主要包括：岗位责任制度、目标责任制度、领导审批制度、请示报告制度、工作检查制度、督察通报制度。
其中请示报告制度要求，参与监督工作的秘书人员应及时向领导或有关部门负责人报告督察工作的进展，报告相关工作的实际效果，而承办单位或承办的秘书人员也需要向发出督察指令的领导机关汇报工作。这是开展督察工作时必须坚持的制度要求。
此外，如果在督察工作开展过程中出现新的问题或需求，那么还需要向领导或领导机关做出请示，以求获得应对方案或解决问题的授权。
 
25. 电子政务建设工作中，“两网”、“一站”、“四库”和“十二金”构成的体系，涉及信息资源开发、信息基础设施建设与整合、信息技术应用等多个领域，初步构成了电子政务建设的基础性构架。其中，所谓“四库”指的是（  ）。
A．人口数据库、法人单位数据库、空间地理和自然资源数据库、金融监管数据库
B. 人口数据库、法人单位数据库、空间地理和自然资源数据库、宏观经济数据库
C. 社会保障数据库、法人单位数据库、人口数据库、金融监管数据库
D. 社会保障数据库、法人单位数据库、人口数据库、宏观经济数据库
★ 考核知识点:电子政务建设的内容
附1.1.25（考核知识点解释）：
我们的电子政务建设工作，主要围绕“两网”、“一站”、“四库”、“十二金”所组成的体系而展开。
其中，“两网”指的是政务内网和政务外网，这是电子政务建设中最具基础性的组成内容。“一站”即政府门户网站。“四库”指人口、法人单位、空间地理和自然资源、宏观经济四个基础数据库。“十二金”是面向政府办公业务而建设的多个重点信息应用系统，包括：办公业务资源系统、宏观经济管理系统、金税、金关、金财、金融监管(含金卡)、金审、金盾、社会保障、金农、金水、金质十二个系统。
 
26. 下列公文中，哪一种属于上行文（D）。
A. 命令 B. 决定   C. 公告   D. 请示
★ 考核知识点: 行政公文的文体区分、行文关系的确认
附1.1.26（考核知识点解释）：
撰拟公文是秘书工作的重要内容，也是层次较高的秘书工作。教材中关于“公文”这一主题，主要是进行了宏观性的介绍，主要见于第十章的一、二两节。然而现实条件下，公文撰拟却是秘书工作中最主要、比例最大的内容之一，具有较高学历的秘书人员往往要承担行草拟公文的责任。因此，我们在授课中对“公文写作”这一主题进行了详细阐述，以期提高同学们的实践能力。
在行政公文体系中，包含有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三种正规文种。秘书人员在草拟公文之前需要做的一项重要工作，就是确定使用哪一种公文，以适应相关内容的需要。
按照行文关系，公文可以划分为下行文、上行文、平行文三类。下行文，指的是上级机关向下属单位或社会大众发出的公文，如命令、决定、公告、通告、批复、意见等。上行文，指的是下级单位向上级机关呈报时使用的公文，主要有报告、请示等。平行文，指的是平级单位或没有隶属关系的单位之间，由于工作需要互通信息时使用的公文，主要是函、议案这样的文种。
 
27. 根据2000年颁布的《国家行政机关公文处理办法》，目前通用的行政机关公文共有多少(D)种。
A．10   B. 11   C. 12     D. 13
★ 考核知识点:行政公文的含义与分类
附1.1.27（考核知识点解释）：
公文的划分标准很多。不过在现实中，最为常用的，也是与秘书写作联系最为紧密的划分标准，就是公文的内容。也就是根据公文所要实现的行政目的的不同，来进行划分。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国通用的行政公文共有13种：分别为命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
这种公文划分形式，也为多数社会团体和企事业单位所采用和借鉴。掌握这13种行政公文的写作要领，对于秘书人员完成公文写作任务，是很有指导意义的。
 
28. 在美国，专业秘书指的是那些在具体专业部门任职或从事专门类型秘书工作的秘书人员，简称“OT”类秘书。下列选项中，（    ）不属于“OT”类秘书。
A．行政秘书
B. 法律秘书
C. 财经秘书
D. 科技秘书
★ 考核知识点:境外秘书工作概况
附1.1.28（考核知识点解释）：
在全球化的社会条件下，了解境外秘书工作的实践情况，有助于我们开阔视野，更好地借鉴先进的工作理念与方法，也是秘书人员开展国际性交流工作时必备的知识储备。教材中并没有涉及这方面的内容，不过我们在授课中专门设置一讲介绍相关情况。
根据美国劳工部的标准，可以根据业务领域的不同，将秘书人员划分为行政秘书与专业秘书。所谓行政秘书，指的是负责日常事务性工作的秘书人员，他们的业务主要包括：记录上司的口述内容、接打电话、收发邮件、接待来访者、起草公文、整理资料、搜集信息以及采购办公设备等等。此外，秘书主管人员，也就是秘书部门的负责人，也属于行政秘书。行政秘书又分为三个等级，即B级秘书、A级秘书和经理秘书。等级依次提升。
专业秘书，指的是具有一定专业背景和具有一定专业知识的秘书人员，他们往往从事某一特定类型的专门工作。专业秘书简称“OT”类秘书。主要包括法律秘书、医学秘书、教育秘书、财经秘书、科技秘书和通讯秘书（文字处理员，专门负责打印公文、为公文润色）等。专业秘书应具备一定程度的专业技能和知识储备，实际上已经是有特定分工的助理人员了。
 
29. 假设本单位要与另一单位商洽某项工作，且该单位又与本单位没有隶属关系，此时秘书人员可以选择下列哪一种类的公文来联系工作（D）
A．通知
B. 公告
C. 议案
D. 函
★ 考核知识点:公文的适用范围
附1.1.29（考核知识点解释）：
本题考查的知识内容属于行政公文写作范畴，在教材没有相关章节，但是我们在第十九讲中提及过这一问题。
“函”这种公文形式，适用的范围非常广，可用来商洽工作、询问问题和答复问题，也可以用来提出请求或批复请示。一般平级机关或不相隶属的机关之间，常常用“函”这种公文来交流信息和协调工作。很多理论认为，“函”应是平级机关和无隶属关系的机关之间进行交流时使用的公文。但是在实际工作中，上下级机关之间的公文往来，也不乏使用“函”这种公文的情况。因此，对于“函”的适用对象的理解，不必过于拘泥。
根据性质的不同，“函”有公函与便函之分。若依据发函动机的不同，“函”又可以分为“来函”与“复函”两类。
 
30. 秘书学是一门综合性的应用学科，它诞生于（C）。
A. 中世纪的欧洲
B. 19世纪末的洋务运动
C. 我国20世纪80年代
D. 东汉时期
★ 考核知识点: 秘书学学科概况，参见教材第3～4页。
附1.1.30（考核知识点解释）：
虽然秘书工作在历史上出现得很早，但秘书学却是一门新兴的学科。1980年，上海、武汉、天津、成都的部分高校尝试开设秘书学专业，秘书学的研究也就应运而生了。20世纪80年代中期，全国各地先后成立了十数个秘书学学术组织，这其中就包括了中国高等教育学会秘书学专业委员会、中国管理科学研究院秘书学研究所等。同时，这一时期也出现了不少关于秘书学研究的专业学术期刊。1984年以后，秘书学教材和研究专著相继出版，这些都极大促进了秘书学学科体系的完善和相关研究教育的发展。
 
（二）多项选择题
1. 1951年召开了第一次全国秘书长会议。会议确定，各级党政机关中的秘书工作负责人主要承担着七大任务，包括(     )。
A．信息与政策研究工作
B. 对外联系工作，内部协调工作
C．保密工作，机要工作
D. 主持日常行政工作，掌管机关事务工作
★ 考核知识点: 秘书部门管理人员（负责人）的基本任务
附1.2.1（考核知识点解释）：
秘书长、办公厅（室）主任或其它秘书部门的负责人，兼有领导者与秘书人员的双重身份。根据我国秘书工作的传统，尤其是1951年《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》定下的基调，党政机构秘书长或办公厅（室）主任的主要任务可概括如下：
第一，协助主要领导综合情况（信息工作），研究政策、推懂各项工作开展。
第二，协助主要领导维护和联系各方面的工作关系。
第三，协助主要领导开展本单位内部的统一战线工作（即内部关系的协调）。
第四，协助主要领导开展保密工作。
第五，主管机要工作。
第六，主持日常行政事务，维护本单位的正常运行，如掌控公文处理、会议组织、调研督查等事项。
第七，掌管机关事务工作。
在新时期，社会结构呈现多元化态势。非党政机关的组织单位中，秘书部门的主要负责人员也可以参照上述任务，规划自身的工作范畴，并根据实际需要有所调整和修订。
 
2. “三服务”是秘书工作的宗旨与指导思想，其具体内容包括（ABC）。
A. 为领导服务
B. 为本组织中其他部门服务
C. 为人民群众服务
D. 为所有客户服务
★ 考核知识点: 秘书工作的指导思想
附1.2.2（考核知识点解释）：
1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会指出：中央办公厅工作是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务；各地区各部门的办公厅则要为中央领导工作服务，为当地领导机关和各部委服务，为同级和下级机关服务以及为人民群众服务。
受此启发，秘书学研究中也将“三服务”作为秘书工作的根本宗旨与指导思想，这已成为学界的共识。1985年会议是针对党政机关体系中的秘书机构来讲的，因此秘书学理论在将“三服务”界定为秘书工作宗旨的过程中，对于“三服务”具体内涵的陈述做了一些修订。在秘书学研究中，所谓“三服务”是指：
第一，为领导工作服务。即秘书人员所在组织的领导人员和领导群体，是秘书工作最直接、最主要的服务对象。
第二，为本组织中的其他部门服务。就是说要服务于秘书人员或秘书机构所在的组织中的各个业务部门，既包括与秘书机构级别相同的部门，也包括下级部门。
第三，为人民群众服务。这是“三服务”中一项要求较高的内容。有的同学以为，为人民群众服务这一宗旨仅仅局限于党政机关的秘书工作。这是不对的。诚然，为人民服务是党和政府的一切工作的根本宗旨，自然也应该是党政机关秘书工作的宗旨。不过，其他的非党政机关的组织中，为人民群众服务同样是秘书工作的重要目的之一。因为，任何组织都不可能完全自闭式的发展，它们都会与外在人群发生练习。例如，现代企业管理理论中就强调注重维护企业与其所在社区的普通民众的联系，要求企业发展惠及社区居民。
 
3. “三服务”是秘书工作的宗旨和指导思想。为了更好地实现“三服务”的职能，秘书人员应做到（        ）
A．准确把握领导在不同时期的工作重点
B. 细致做好各种事务性工作
C. 全面、深入了解领导人员或领导群体的相关情况
D. 熟悉本组织机构的职能及其运作规律
★ 考核知识点:“三服务”的基本要求
附1.2.3（考核知识点解释）：
“三服务”是秘书工作的宗旨与指导思想，其核心即要求秘书人员为领导与领导工作提供优质高效的服务。做好“三服务”工作，基本要求在于以下四点：
第一，必须准确把握领导人员或本单位在不同时期的工作重点，理解当前工作的目的与意义，进而以此为中心和导向，来安排自身的服务工作。
第二，必须对服务对象（领导者、领导群体）的具体情况了如指掌。具体来说，就是要了解领导人员或领导群体的工作制度、分工情况、行事风格与基本习惯。对于这些内容做到心中有数，才能条理分明，有针对性、有预见性地开展服务工作。
第三，必须熟悉本单位及其内部各部门的职能、负责人、工作制度，特别要了解本单位各项工作的运作规律。
第四，必须一丝不苟地做好各种事务性工作。这是与秘书工作的枢纽作用相联系的。秘书工作中的办公室值班与接待、公文立卷归档、会务服务、公务接待、值班等事务性较强的工作，虽然琐碎，但稍有纰漏就可能影响整个组织的全盘工作，也会给领导增添不必要的负担。因此，秘书人员必须重视任何一项事务性工作，以积极主动、严谨认真的态度来完成。
 
4. 从事秘书工作时需要遵守的基本原则主要包括(          )。  
A．准确周密
B. 实事求是
C. 安全保密
D. 迅速及时
★ 考核知识点: 秘书工作的基本原则
附1.2.4（考核知识点解释）：
秘书工作的基本原则，指的是秘书人员在“三服务”这一根本宗旨的指导下，在工作中必须遵循、坚持的行为规范与宏观准则。它是在长期实践的基础上，经过不断总结经验，提炼概括而形成的，也与秘书工作的基本特征相适应。
秘书工作的基本原则主要包括：
（1）准确周密原则。这是对秘书工作的全面质量要求。
（2）迅速及时原则。这是对秘书工作的时效性要求。
（3）安全保密原则。当秘书工作涉及各类秘密时，秘书人员必须注重保密问题。
（4）实事求是原则。这是社会一切工作都应遵循的原则，秘书部门和秘书人员也不例外。
必须注意的是，秘书工作的基本原则有多种表述方法，但都是围绕上述要点展开叙述的。文字可能有所差异，但其本质涵义却都是相同的。
 
5. 秘书人员的良好工作作风应当表现为(BCD)。   
A. 速度第一，质量第二
B. 求真务实，勇于负责
C．坚持原则，善于合作
D. 细致踏实，一丝不苟
★ 考核知识点: 秘书人员的工作作风修养
附1.2.5（考核知识点解释）：
作风是贯穿于人们日常行为中的态度、风貌、模式等的总体表现。秘书人员的工作作风要与秘书工作的性质、特征与宗旨相适应，从而促进秘书工作职能的发挥，同时它也不同程度地反映了秘书人员的个人内在气质与精神面貌。
秘书学理论认为，正确的工作作风应反应为：第一，任劳任怨，不患得患失。以实干精神、奉献精神，切实完成工作任务。第二，细致踏实，一丝不苟。即必须细致周到，稳妥扎实，不可有侥幸心理。工作环节要考虑周详，时间安排要认真确认，事无巨细，都要踏实办理。第三，求真务实，勇于负责。也就是，要求有实事求是的精神，不能为了个人荣辱或是讨好领导，而隐瞒真实情况，捏造虚假信息。同时，在个人职权范围内，应勇于做出决断，主动承担工作任务，而不是推诿、退缩。第四，坚持原则，善于合作。将认真遵守法律法规和规章制度，与灵活应变、团队协作精神结合起来。自觉维护领导与制度的权威，自觉维护组织内部的团结。第五，讲究效率，雷厉风行。杜绝拖沓延误、敷衍塞责的不良作风，加快工作的速度。第六，善于学习，善于创新。善于应对新工作、新任务的考验，创造性地开展秘书工作。
其中，讲究效率的作风要求，的确要求秘书人员讲求办事速度。但必须注意，秘书工作基本原则中有“准确周密”一条，这本质上是质量要求的表述。如前所述，秘书人员的工作作风必须与秘书工作的原则、特征等相适应，因此讲求效率的作风不能以牺牲工作质量为代价；讲究效率，实际上是要求秘书人员又快又好地完成工作。否则，速度很快，可是问题很多，不但不能服务于决策，反而给领导人员增加额外负担，这种秘书工作是不合格的。
此外，同样需要注意的是，关于秘书人员正确工作作风的表述也有多种形式，大家应从内涵上整体把握，不要过于拘泥文字。
 
6．秘书职业道德的要求主要有（ACD）
A．甘居幕后
B．心理健康
C．忠于职守
D．廉洁奉公
★ 考核知识点: 秘书人员的职业道德修养
附1.2.6（考核知识点解释）：
道德，是一种社会意识形态，是调整人们是非判断和相互关系的一种较高层次的思想意识和价值标准。而职业道德，则与具体的职业工作相联系，是从事某一特定职业活动所应遵循的行为规范。
秘书学理论认为，秘书人员应重视遵循这样一些职业道德：（1）培养角色意识，忠于职守，严守本分。（2）实事求是，谨慎细致，严守机密。（3）树立效益意识，培养开拓精神。（4）诚信为先，树立公共关系意识。（5）自尊自立，终身学习。（6）服从领导，顾全大局。（7）增强服务意识，提高服务质量。
以上是教材中的概括。此外，国家劳动和社会保障部颁布的2006年版《秘书国家职业标准》中，也特别提及了职业道德问题，其中的表述更为全面、具体：
《秘书国家职业标准》认为，秘书人员的职业道德主要表现在：
（1）谦虚谨慎，文明礼貌。
（2）办事公道，热情服务。
（3）实事求是，讲究时效。
（4）兢兢业业，甘当无名英雄。
（5）忠于职守，自觉履行各项职责。
（6）钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
（7）奉公守法，不假借上司名义以权谋私。
（8）树立承诺意识，时限意识，精准意识，保密意识，权责意识，服务意识。
至于“心理健康”属于秘书人员的心理素质，不在职业道德范畴之内。
 
7. 公章是机关或组织的职权的象征，其作用主要有（   ）。
A．标志作用
B. 交流作用
C. 辨伪作用
D. 法律作用
★ 考核知识点: 公章的使用与管理（印章的作用）
附1.2.7（考核知识点解释）：
一个组织机构的印章，是其职权的象征，具有三方面的主要作用：
第一，标志作用。组织机构及其主要负责人员（领导）的印章，都是一种职责权力的标志。加盖这样的印章后，表示组织机构赋予了一定的职权，并对这种职权的行驶提供保证。
第二，法律作用。即加盖组织机构公章或其领导人印章的文件，将会具有民事法律效力。其中规定的权利与义务等内容，受到国家法律的认可与保护。
第三，辨伪作用。亦即通过印章可以鉴别各种伪造的凭证。如果文件或合约中没有印章，其真实性是不被承认的；如果有印章，则可以通过印章的样式、字体、图案等进行鉴别，以判别真伪。
 
8. 秘书人员应注意保密问题。根据《党和国家工作人员保密守则》的规定，下列哪些行为是不正确（BC）。  
A. 不在非保密本上记录机密信息，不在私人通信中涉及秘密事项
B. 时刻保护机密材料，任何情况下都要做到人不离文，随身保管
C. 选择国家正规邮政系统传递涉密资料，不要交由普通快递
D. 不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，也坚决不能记录
★ 考核知识点: 保密工作的纪律要求
附1.2.8（考核知识点解释）：
我国的《党和国家工作人员保密守则》提出了十条行为准则，包括：（1）不该说的机密，绝对不说；（2）不该问的机密，绝对不问；（3）不该看的机密，绝对不看；（4）不该记录的机密，绝对不记录；（5）不在非保密本上记录机密；（6）不在私人通信中涉及机密；（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
这些守则非常容易理解，但又是非常实用的。党政机关、事业单位的秘书人员有必要将这些守则铭记于心，并落实到现实工作中来，这样有助于更好地完成保密工作。同时，企业单位、社会团体中的秘书人员，也应该参照这些行为守则，用以约束和和规范自己的行为。
尤其需要注意的问题是，在保管和传递涉密材料时（包括纸质材料和电子材料），必须要依靠专门的渠道；理论上，那些专门的保密设施、通讯方法等，比具体的人要可靠。因此，在公共通讯系统（邮局）寄送机密材料是错误的；而秘书人员将涉密材料随身携带，寸步不离地保护，其初衷是好的，但如果超出了特定的活动范畴，那就是违反纪律和规定的行为了。
 
9. 从事涉外接待工作时，秘书人员要注意学习和应用国际礼仪。国际礼仪中使用的原则包括（ABD）
A．“不妨碍他人”原则
B.“不得纠正”原则
C.“以左为尊”原则
D.“女士优先”原则
★ 考核知识点:涉外接待礼仪的基本原则
附1.2.9（考核知识点解释）：
在涉及境外人员的交往活动或公务合作中，秘书人员有必要遵循国际礼仪准则。概括而言，国际礼仪的基本原则包括：
第一，“守时”原则。对于接待、交往中的恰当时间的认定，不同国家和地区有不同的观念。但在国际性交流中，一般都遵循“遵守时间，不得爽约”的惯例。无论是业务工作，还是礼仪性接待，秘书人员都必须恪守约定时间。
第二，“女士优先”原则。这是要求在社交与公务场合中，尽可能表现出对女性的尊敬与重视。例如，在进出房间、上下电梯时，应请女性先行；用餐中，为女性送上座椅；在行进中，为女性引导；交际时，男性应先行自我介绍，等等。
第三，“不妨碍他人”原则。即要求使自己的行为、言语等不妨碍处于同一空间内的其他人，要求讲究公德、注重他人的感受。
第四，“不得纠正”原则。这主要是指，在涉外交往中，如果对方的行为、言语等不危害其人身安全、不触犯我方尊严与根本利益，原则上大多听之任之，不作刻意的纠正。但如果对方严重侵犯我方的尊严与立场，则必须据理力争，予以有力还击。
第五，“维护个人隐私”原则。即不要探问、谈及对方的个人隐私问题，对于他人的私人空间或私人事务不过给予太多的“关心”。
第六，“以右为尊”原则。在我国现代文化语境下，“以右为尊”就是惯常的礼仪准则；在国际交流中，同样如是。这一原则的内涵就是，进行座位排序或并列安排时，在处于同一层次的位置上，居右者的地位要稍高于居左者。
此外，教材还提及了“保护环境”与“爱护动物”这样的原则。不过，从实践情况看，这两条原则更富有弹性，主要是一种软性约束，主要是提醒涉外接待中的工作人员在言语、行为等方面要注意尺度，不要与环保理念相抵触，不要显得野蛮，从而在“品位”与“文明”等方面给交往对象留下好印象。
 
10. 与其他文体相比，“公文”有着鲜明的特色，主要表现为(ABC)
A．由法定作者制成与发布
B. 具有法定的权威与现行效用
C. 具有特定的体式与处理程序
D. 富有文采，多用修辞
★ 考核知识点: 公文的特点
附1.2.10（考核知识点解释）：
公文与其他文体相比，有着自身鲜明的特色，其主要表现为：
第一，由法定作者制作和发布。所谓“法定作者”，有必要明确其含义，它是指根据法律或有关章程、条例、决定等建立的，能以自身名义行驶权利、承担义务的组织。制发公文的所谓“作者”，多数情况是某一合法组织，如党政机关、企事业单位、社会团体等；有时，也可能是这些组织的主要领导人，实际上这些领导人员也是代表本组织来发出公文的，并非以个人名义行文。
第二，公文具有权威性与时效性。公文反映的组织的意志和要求，所以在本组织或相关系统中，具有程度不等的强制性和约束力。接收公文的部门或个人，须认真执行公文的指示要求，或者予以答复。而且，公文的权威性和效力是有一定时间限制，超出了这一时间范围或者是公文要求的事项完成后，公文的效力也就消失了。
第三，公文有明确的制作目的和特定的阅读对象。亦即，公文是为了实现特定的公务目的而发出的，要针对具体问题。而且，一般来看，多数公文是定向传播的，也就是其阅读对象的范围是确定的。起草行政公文时，往往即已明确了阅读者是谁。
第四，公文具有严格的体式和规范的行文程序。对于行政公文而言，其内容的基本组成部分以及相应的写作格式，都有具体的规定要求。公文写作者必须重视这些规定，并严格遵守这些要求。某些重要的正式公文，其书写格式、内容结构，乃至纸张尺寸等，还会有更为具体而严格的特殊规定。
质言之，公文是一种实用性文体，正确传达公务信息是其主要功能。满足了这一需要，公文的写作就是合格的。当然，公文并不排斥修辞与文采，适当地运用修辞与文法还会使公文增色不少，这也是显示秘书人员水平的一个重要平台；但必须注意不能“以辞害意”，要以准确无误地传达信息作为前提。所以，对于公文写作而言，辞采是“第二性”的，是一种“提升”而非“必需”。
 
11. 行政公文末页的正文之下是“版记”，其主要包括哪些内容项（BCD）。
A. 附件
B. 主题词
C. 抄送机关
D. 印发时间
★ 考核知识点: 行政公文的格式
附1.2.11（考核知识点解释）：
从外在表现形式看，一份完整的行政公文是由眉首、主体、版记这三个部分组成的。其中，“版记”在公文最后一页的下方。主要由这样几项构成：
第一，附注。也就是如有需要加以解释的词语或问题，可以在成文日期下面的位置，以附注的形式写出，以便使阅读更为清楚地理解公文正文的内容。当然，如果没有需要额外解释的问题，附注就没有必要存在。
第二，主题词。主题词是从正文中提炼出来的，与公文宗旨、要求有关联的一些词语，可以部分概括公文的内容。主题词主要是为了适应检索与归类的需要，其形式为：“主题词”三字+冒号+相关词语；各词语之间以空一字的距离区分。其位置在“抄送机关”一栏顶部分割线之上。一般而言，主题词最好不要超过七个，最少不应少于两个。
第三，抄送机关。其位置在主题词之下，上下一般会用横线与其他内容隔开。所谓抄送机关，指的是不需受理或答复公文，但是需要知道本公文内容的部门、机构。
第四，印发机关与印发日期。这项内容在“抄送机关”一栏的底部分隔线之下，表明盖印、发送公文的具体机关。印发机关居左，印发日期与印发机关平行排列于同一行，位置在右。
有时，一些公文还会再印发机关与印发日期一行之下，表明“印发份数”，以阿拉伯数字形式标记。形式为“共印XXX份”，并用圆括号括起来。至此公文结束。
需要特别说明的是，在教材中，“附注”这一内容被归于“主体”部分。关于这一点，不同的秘书学研究著作有不同的看法，在界定上有争论。从内容角度而言，附注的确与公文正文关系密切，是对正文内容的额外说明；但是从形式角度看，附注的位置一般要后于署名与成文日期，所以与正文还是有所区别的。由于眉首、主体、版记的划分更多是依据外观格式的，因此我们在讲授中选择将“附注”归于“版记”部分。对此问题，同学们可以有自己的思考。
 
12．公文处理包含发文、收文和归档三个环节，其中发文环节的工作涉及（AB）。
A．签发
B．用印
C．签收
D．批办
考核知识点: 公文处理流程
附1.2.12（考核知识点解释）：
公文处理流程，指的是依据制发、办理和保管公文的规程，对公文处理工作各个环节的安排，反映了公文在组织系统中运行的全过程。公文处理的全部过程可以划分为这样一些环节
第一，发文工作环节。其主要涉及这样的一些工作，按先后顺序分别为：草拟公文、审核公文、签发公文、再次复核、缮印校对、签署用印、发文登记、分发送达等。
第二，收文工作环节。所谓收文工作，就是对于其他单位发送来的公文进行接收，包括签收、启封、收文登记、审核、传阅等相关工作。
第三，办理工作环节。秘书工作中的公文办理，主要是根据公文内容提出办理相关事项的建议或方案，以及在具体部门具体处理有关工作时发挥督促检查的作用。秘书学研究中一般将办理工作纳入到收文环节之中加以考察。
第四，归档管理工作。也就是将已办理完毕的公文，适时地立卷、归档，以便于保存和查考。
教材中将公文处理流程划分为发文和收文两个阶段，这是一种宏观的划分方法，更多依据的是公文办理单位的不同。当公文由发文单位秘书人员负责处理时，即为发文环节；当公文传递给收文单位，由收文单位的秘书人员正式接手后，即转入收文环节。上述第

南开《秘书学概论》复习资料-李广欣多选题

二、第三两个环节都是收文工作的范畴。
此外，不论是发文单位还是收文单位，都应对相应的公文做好归档保存工作，以备日后查考，这就是归档工作。
 
13. 公文立卷是整理和保管档案文件的重要手段和方法，秘书人员从事这一工作时应做到（       ）
A．保持公文之间的内在联系和完整性
B. 正确反映本组织机构的历史面貌
C. 区分文件材料的保存价值
D. 遵循便于保管、查阅和利用的原则
★ 考核知识点:公文立卷工作的要求
附1.2.13（考核知识点解释）：
秘书部门从事公文立卷工作时，要注意满足这样的一些要求：
第一，保持公文之间的内在联系和完整性。亦即要考虑按照公文形成的时间、逻辑关系或具体指向等问题，对需要立卷的公文进行整理，然后在归档保存。如按照正常的行文过程，是先有“请示”文件，然后上级机关才会做出“批复”；具体工作中会先做出“决定”或召开会议、形成“会议纪要”，然后才有工作“计划”，最后会形成工作“总结”。这样的顺序性在公文立卷归档中是必须要注意的，秘书人员也必须重视体现这种工作过程和工作环节的逻辑。
第二，要反映本组织结构工作的历史面貌。这是指秘书人员整理好的文件档案，被其他人调取阅读后，应该能够让对方从中准确、全面地了解历史事实和相关工作的来龙去脉。因此，进行公文立卷时，不仅要将主要的行政性、公务性来往文件收集整理，还要注意保存那些能够反映本组织单位工作全貌和实际业绩的相关材料，使档案能较好地再现相关工作。
第三，要区分文件材料的保存价值。对于重点公文材料，重点整理和保藏；并且将保存价值相似的文件归类。这样在清理档案时，就可以区分对待，提高工作效率。
第四，便于保管、查找和利用。尤其是在当前计算机技术广泛应用的情况下，秘书人员应该将传统的立卷方法与现代的计算机技术结合起来，使需要查考的文件从繁多的立卷存档文件中被快速准确地找到、调阅。
 
14. 会议纪要的特点主要包括（               ）
A. 立场的政治性
B. 内容的客观性
C. 表述的概括性
D. 对工作的指导性
★ 考核知识点: 秘书人员的会务工作（会后阶段工作）、秘书写作之会议纪要特点
附1.2.14（考核知识点解释）：
撰写会议纪要是会务工作最后阶段的重要内容之一。教材中侧重于介绍会议纪要的撰写方法，对这一文体形式的特征与写作原则缺乏论述。我们认为，秘书写作是一种灵活性很强的工作，所谓“文无定法”，但毕竟“万变不离其宗”，因此对于“宗”的认识是非常必要的，有助于同学们在具体写作实践中把握原则尺度。对于本题的理解，同学们可以参照第28讲的幻灯片与讲述
会议纪要，是行政公文的一种，适用于“记载、传达会议情况和议定事项”。作为一种常用的公文形式，会议纪要具有三个重要特点：
第一，内容的客观性。即会议纪要必须忠实于会议的实际情况，如实反映会议信息，不能随意杜撰，虚构想象。
第二，表述的概括性。既然是纪要，就应主要概括要点，而不是如记流水账一样，不分主次地泛泛复述会议的内容。应该说，概括性是会议纪要区别于会议记录的关键性特征。从本质上说，会议纪要是一篇经概括总结和理论提升后的文字。会议纪要应该具有清晰的逻辑和条理性。其中所陈述的观点，应该是对会议思想和会议讨论结果的一种完善概括。如果有需要，会议纪要中完全可以对会议的主要精神、具体决议做出理论分析和判断评价。
第三，对实际工作的指导性。会议纪要中的决策或方案，具有行政权威性，相关单位或部门，应重视会议纪要的安排，并认真贯彻执行相关决策。
当然，会议纪要的政治立场也是非常必要的，尤其是对党政机关与国有企事业单位而言。但当今社会毕竟是一个多元化的体系，撰写会议纪要注意坚持“内容客观”这一原则，以实事求是的态度来记录和整理会议信息。例如，学术会议要忠实呈现学术观点，听证会要全面呈现不同意见等。因此，我们不将“立场的政治性”作为会议纪要的基本特征。
 
15. 在会议组织工作中，拟定会议筹办方案时应把握的主要原则包括（     ）。
A. 整体性原则
B. 固定性原则
C. 动态性原则
D. 超前性原则
★ 考核知识点: 会议筹备工作技巧（拟定筹备方案）
附1.2.15（考核知识点解释）：
会议筹办方案是会议筹办工作的总体计划安排，也是筹办会议的依据。在会前准备阶段，拟定翔实周全、切实可行的筹备方案，有助于会中服务工作和会后善后工作的顺利开展。
拟定会议的筹办方案，应思路清晰、详细受到、科学可行，既要清楚明了，又能全面考虑问题。因此，秘书人员从事拟定工作时，要注意把握如下原则：
第一，整体性原则。即根据会议各要素及以往经验，对即将召开的会议做出整体设计，尤其是对会议的程序及相关人员、物资、材料等做出全面规划。同时，在宏观设计的基础上，精神考虑各种细节问题，努力完善筹办方案，精益求精。
第二，动态性原则。亦即在拟定筹办方案时，要不断根据会议各要素的变化情况与客观条件的发展而进行调整；不能“一劳永逸”，而是应不断搜集信息，参考各种随机事件的发生及其预测，时刻修订筹办方案。
第三，超前性原则。秘书人员应考虑更多的情况，不断完善筹办方案。秘书人员应充分考虑会议过程中可能出现的不确定因素，并根据其发生几率与该因素在会议中的重要性等，做出相应的预案，以便在会议实际召开过程中应对有方。
当然，以往的经验和设计对于下一次会议筹备工作具有重要的借鉴意义；但是会议要素是不可能完全相同，每一次会议都有自身的特殊性，因此秘书人员不能墨守成规，简单套用一种方案。这不利于秘书工作的创新，更可能会影响会务工作的质量。
 
16．在调查研究工作中，常用到的调查方法包括（    ）。  
A．专家调查法
B．文献调查法
C．实地考察法
D．个别访问法
★ 考核知识点: 秘书调研的实施（调查方法）
附1.2.16（考核知识点解释）：
调研工作是秘书工作中业务性较强的一项内容。社会工作者和科研工作者在调查研究领域中总结出的理论和经验，都值得秘书人员借鉴。根据理论界定与实践操作，调查研究中常用的
调查方法主要包括：
（1）观察法，就是秘书自己实地考察情况，通过耳闻目睹，掌握有价值信息。使用观察法时，必须有重点、有目的地进行观察。
（2）访问法。访问是一种面对面的交流，有很强的互动性，借此秘书人员可以有针对性地获取到某些深层次的信息。
（3）会议调查法。就是通过召开座谈会的方式，来收集信息。使用会议调查法，应事先做好准备，拟定调查提纲和会议程序。
（4）文献调查法。即通过查阅书面材料或影音资料，来获取所需的信息。采用文献法进行调查时，应重点以一次文献，即原始文献为主。
（5）问卷调查法。就是根据调研课题，设计出不同类型的问题，并且制作成问卷，发放给受访者。受访者作答后，收回问卷，进行统计，并由此获得信息。
（6）专家调查法。又称德尔菲法（特尔菲法），主要用于预测性调查或论证性调查。其方法是，针对某一需要预测的问题，向不同的多个专家提问，要求专家给出书面意见；当专家们反馈回意见后，对各个专家的意见进行整理和汇总；然后将汇总结果送交给各个专家，要求他们根据汇总资料，再次做出预测。不断重复这一过程，几轮之后各位专家的意见将趋向统一，形成最终的调查结果。
（7）组合式调查法。就是根据实际需要，灵活地使用上述各种调查方法.
 
17. 秘书人员在从事信息工作时，应遵循哪些基本原则（     ）
A．真实原则
B. 时效原则
C. 系统原则
D. 实用原则
★ 考核知识点:信息工作的原则
附1.2.17（考核知识点解释）：
秘书信息工作的基本原则包括：
第一，真实原则。即要求秘书人员提供的信息必须真实无误；同时，秘书人员也要注意，在搜集信息时必须辨伪存真，做好筛选工作。尤其是对于重大信息，必须注意核实；情况不明时还须实际调查，不可随意、含糊、
第二，时效原则。即秘书人员提供信息必须做到“及时”和“适时”。其中，“及时”要求信息工作高效、迅捷，将最新信息反映给领导或部门；“适时”则要求结合当前的形势和工作重点，将领导或本单位当前最需要的信息提供上去。
第三，实用原则。这是要求秘书人员搜集、整理的信息必须具有使用价值，能够满足决策需要。如果不注重时效性，胡乱提供信息，这样不仅不会有帮助，反而会增添信息冗余，“帮倒忙”。
第四，系统原则。这主要是要求秘书人员在搜集、整理信息时必须有逻辑性，注意把握信息之间的联系与层次性。
第五，保密原则。对于敏感信息、机密信息或其他不便外传的信息，秘书人员要注意做好保密工作，防止泄密。
 
18. 督查工作的实施过程，可以分为哪几个步骤（     ）。
A. 项目确立
B. 交办催办
C. 情况审查
D. 结果反馈
★ 考核知识点: 督查工作的实施
附1.2.18（考核知识点解释）：
督查工作大体可以分为四个步骤，分别是：项目确立、交办催办、情况审查、结果反馈。其中，项目确立是督查工作的前提与动力，交办催办则是具体实施督查工作的手段，请款审查是督查工作的关键所在，而结果反馈则标志着督查工作正式结项。
 
19. “命令”这种行政公文的特点主要包括（      ）
A．高度的权威性
B. 执行上的强制性
C. 语言上的果断简练性
D. 内容上的保密性
★ 考核知识点:行政公文“命令”的理解与写作
附1.2.19（考核知识点解释）：
“命令”是《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文形式之一，有时也简称“令”，适用于依照有关法律公布行政法规，宣布施行重大强制性行政措施，或者是嘉奖有关单位和个人。其特点在于：
第一，具有高度的权威性。这是说，“命令”这种公文，并非是任何组织都有权力发出的。一般来说，国家元首、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部部长或部级机关主要负责人、县级以上人民政府，以及少数获得授权的机关，才有权利制发命令这种公文。
第二，命令具有强制性。受文机关或有关人员必须无条件地服从“命令”的要求。
第三，公文语言上表现出果断性的特征。就是命令这种公文中，要多使用祈使句，语言须简练明晰、果断有力，不需做出繁琐的解释或论证。
命令的种类很多，从宏观角度分类，命令可以分为两大类：一是公布性命令；二是行政性命令。公布性命令，就是发布重要法令、规章，或宣布重大人事任免时使用的命令。这种命令大多由国家元首、各级政府主要负责人签署，并且向全社公布命令内容。因此，说“命令”这种行政公文具有保密性，是不全面、不客观的。
 
20．在美国，专业秘书指的是那些在具体专业部门任职或从事专门类型秘书工作的秘书人员，简称“OT”类秘书。其主要包括（   ）。
A．法律秘书
B．财经秘书
C．行政秘书
D．科技秘书
★ 考核知识点:境外秘书工作概况
附1.2.20（考核知识点解释）：
见单选题28
 
二、主观部分（简答题、案例分析题、论述题）
（一）简答
1. 秘书工作萌生的历史条件是什么？
★ 考核知识点:秘书活动产生的历史根源
附2.1.1（考核知识点解释）：
秘书工作是在人类社会发展到一定阶段以后才逐渐出现，今天的典型意义上的“秘书工作”是经由漫长的历史演变，直至现代社会才得以定型的。因此，在考察和理解古代的秘书活动时，要注意其历史的局限性，也不能完全按照今天的“秘书工作”概念去衡量古时的现象。
秘书工作是一项较高层次的分工活动，只有当生产力发展到一定程度，阶级社会中出现了管理活动和领导活动后，才能逐渐形成。而且，由于早期秘书工作更侧重于文化方面，故与文字有着天然的紧密联系。
★本题的答案如下：
秘书工作的产生，是社会阶级分化、社会分工出现的必然结果。
（1）社会管理活动的出现，是秘书工作萌生的基础。
（2）文字的产生与使用，极大地促进了秘书工作的发展。
 
2. 秘书工作的性质是什么？
★ 考核知识点:秘书工作的性质
附2.1.2（考核知识点解释）：
教材对于秘书工作的概括略显笼统，且稍显“超前”与学界的普遍认识稍有差距。对于秘书工作性质的内涵，我们可以结合秘书工作的特征来理解。事实上，认识秘书工作性质，并非一种理论上的空谈，而是有助于秘书人员正确规范自己的行为与工作方式。
秘书工作最本质的特征就是辅助性，准确地说是决策辅助性，即要围绕领导的决策工作展开，做好服务工作；从另一个角度来看，秘书工作的辅助性说明，秘书人员是不应具有决策权的，否则就会出现“越位”现象，引致许多问题。除此之外，秘书工作还有被动性、综合性、脑力劳动性、内部性等性质，这些概括实际上都是从“辅助性”中引申出的，是对于秘书工作决策辅助性质的具体涵括与阐释。
★本题的答案如下：
秘书工作主要具备这样一些性质：
（1）辅助性。这是秘书工作的最本质特征。关于秘书工作的辅助性特质，我们可以从这样三个方面来理解：第一，秘书工作具有从属性。第二，秘书工作具有被动性。第三，秘书工作是非决策性的。
（2）综合性
（3）脑力劳动性
（4）内部性
 
3. 我们应如何认识秘书工作的从属性特征？
★ 考核知识点:秘书工作的从属性
附2.1.3（考核知识点解释）：
从属性是秘书工作的基本特性之一，指的是秘书工作必须围绕领导需要和决策工作展开，其目的、宗旨等都不能脱离领导工作而独立存在。
理解秘书工作的从属性特征，首先需要从历史发展的角度来把握，即领导群体出现后，为了满足日益繁重的决策和管理工作的客观需要，才促成了秘书人员的产生。因此，是领导需要推动了秘书职业的诞生，而不是有了秘书之后再去安排领导。
理解秘书工作的从属性，还应从秘书工作的基本性质及其与领导工作的辩证关系来把握。秘书工作的本质特征即辅助性，其辅助的对象就是领导工作。领导是权力的主体与中心，拥有决策权；而秘书人员则只能是权力的助手，并不掌握真正的决策权力。
理解秘书工作的从属性，还要注意秘书工作的地位。我们总是在强调秘书不能“越位”，即不能替代领导形式决策权。因为，就地位而言，秘书工作是“第二性”的，它历来不能脱离领导工作的需要而单独存在，必须总是围绕领导者或领导机构而展开活动，其方向和内容都是由领导工作的需要所决定的。
★本题的答案如下：
（1）从秘书工作产生与发展的历史来看，秘书工作自产生之日起，就一直从属于某个统治集团、社会组织、领导群体或领导者，其主要目标即是服务领导和领导活动。
（2）从秘书与领导关系的本质来看，领导掌握核心的决策权力，是权力的主体与中心，处于主导地位；秘书人员则是权力的助手，服务于权力，却并不掌握真正的决策权力，因而居于从属地位。
（3）从秘书工作的地位来看，它历来不能脱离领导工作的需要而单独存在，总是围绕领导者或领导机构而展开活动，其方向和内容都是由领导工作的需要所决定的。
 
4. 秘书工作的基本规律是什么？如何理解这一基本规律的内在含义？
★ 考核知识点:秘书工作基本规律
附2.1.4（考核知识点解释）：
秘书工作的开展，必须以领导工作和决策活动为中心，这是由秘书工作的本质所决定的。基于这一理论，秘书工作的基本规律可以概括为：秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求。
对于这一规律的内在含义，可以这样理解：第一，领导工作对综合辅助性服务的需求，是秘书工作赖以存在的客观基础。即在秘书工作与领导工作所构成的辩证关系中，领导工作的需求始终处于支配和主导的地位，决定了秘书工作的目标、方向。第二，秘书工作高质量的综合辅助性服务，是领导工作正常开展的必要条件。第三，不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求，是改进秘书工作的根本动力。即秘书工作的调整和改变，是随着领导工作重点与决策需求的变化的发生的。第四，领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。
★本题的答案如下：
秘书人员的综合辅助性服务水平，必须适应领导工作的需求，这是秘书工作的基本规律。对于这一规律的内在含义，可以从以下几个方面来理解：
（1）领导工作对综合辅助性服务的需求，是秘书工作赖以存在的客观基础。
（2）秘书工作高质量的综合辅助性服务，是领导工作正常开展的必要条件。
（3）不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求，是改进秘书工作的根本动力。
（4）领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。
 
5．当代社会，秘书与领导之间是一种什么样的关系？（如何正确认识秘书与领导的关系？）
★ 考核知识点:正确认识秘书与领导的关系
附2.1.5（考核知识点解释）：
秘书与领导之间关系的内涵，是随着时代的发展而不断变化的。根据教材的论述，在当代社会条件下，秘书与领导的关系表现为：（1）工作上的领导与被领导的关系；（2）人格上、政治上的平等关系。应该说，这是秘书与领导关系中最本质、最基础的内容。
实际上，秘书与领导之间的关系是多维度的，可以从不同角度加以认识。如：个人之间的朋友关系、工作上的主辅关系、社会角色上的从属关系，等等。可以说，秘书与领导的关系，秘书人际关系中最重要的一项内容。秘书想要正确而顺利地开展工作，就必须要把握和处理好与领导的关系问题。
★本题的答案如下：
秘书与领导的关系并不是一种单一的、平面的关系，而是包含有多个层次的内容：
第一，工作上的领导与被领导关系。
第二，人格上、政治上的平等关系。
第三，工作实践中的主辅关系。
第四，社会角色上的从属关系。
第五，日常生活中的朋友关系。
 
6. 秘书的不良心理状态有那些？
★ 考核知识点:秘书人员的心理素养
附2.1.6（考核知识点解释）：
在当前社会，心理因素在职场中的意义被越来越多的人所关注。事实上，心理问题理应是秘书素养的重要内涵之一，很多秘书学理论著作都会专门提及这一问题。不过，教材对此缺乏论述，因此我们在授课中专门辟出一讲介绍秘书的心理素养问题。
秘书的心理问题主要体现为“畏上”、“自负”、“厌倦”、“焦虑”、“阿谀”等状态。秘书人员必须着力避免这些不良心理状态，注重调节个人心理状态。
那么什么样的心理对于秘书来说，是最好的呢？这个还没有一种统一的、刚性的要求。因为心理作为一种主观性精神活动，本来就是因人而异，千差万别的。我们要尊重每个人的独特性。一般而言，只要心理状态不违背职业道德的要求，能够保证和促进秘书工作正确、高效、优质地完成，同时又不影响秘书人员的精神健康，那么这样的心理就是值得肯定的。
★本题的答案如下：
秘书人员的不良心理状态主要包括：
第一，畏上心理。主要表现为在领导面前诚惶诚恐，生怕言行不合领导心意，某些应该做的工作不敢放手去做，该说的话也不敢大胆说出来。
第二，自负心理。它表现为不能正确看待自己的位置、职责与角色，总觉得自己强过领导和同事。
第三，厌倦心理。即对繁琐的秘书工作中失去热情，消极应付。
第四，焦虑心理。表现为瞻前顾后、顾虑重重；同时又过于敏感，任何一点小事都会引起心理波动。
第五，过分讨好领导的心理。它是指刻意观察领导好恶，在领导的兴趣爱好、生活习惯等方面大做文章，刻意逢迎，却不做实际的秘书工作。
 
7. 秘书应如何处理与领导集体的关系？
★ 考核知识点:秘书人员与领导集体的关系
附2.1.7（考核知识点解释）：
恰当合理地处理自身与领导、与领导集体的关系，是秘书人员需要时刻注意的重要问题，甚至可以说是决定秘书工作质量的关键因素。这与秘书工作的宗旨与性质密切相关。
随着政治、经济的发展，在一个组织机构中，决策权某种程度上出现了分散化的趋势。因此，秘书人员与领导集体互动的几率，有显著上升之势。正确处理与领导集体的关系，是秘书工作艺术性的重要方面。它要求秘书人员必须摆正心态，对领导集体一视同仁，以维护领导集体的团结为目标；同时，秘书人员还必须注意工作技巧，依托于制度规定，妥善处理领导集体之间的分歧与矛盾。一方面，通过信息沟通、巧妙协调，弥合不同领导及其决策之间的龃龉；另一方面，在领导集体分歧严重、无法有效调和时，就必须根据制度规定或请示更上级领导来加以解决了。
★本题的答案如下：
第一，为主要领导服务与为领导集体服务相结合。
第二，为重点工作服务与为日常工作服务相结合。
第三，处理好多头指示，维护领导群体的团结。
第四，对口请示，避免交叉请示。
第五，逐级请示，避免越级请示。
第六，注意筛选信息，避免搬弄是非。
 
8. 秘书工作的宗旨（指导思想）是什么？
★ 考核知识点:秘书工作的指导思想
附2.1.8（考核知识点解释）：
1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会指出，中央办公厅工作是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务；各地区各部门的办公厅则要为中央领导工作服务，为当地领导机关和各部委服务，为同级和下级机关服务以及为人民群众服务。
秘书学理论研究据此提出了秘书工作的“三服务”目标，即为领导工作服务、为本组织中的其他部门服务、为人民群众服务；并将“三服务”作为秘书工作的宗旨与指导思想。随着时代的发展，一些秘书学理论著作提出，在张扬个性、注重实现个人价值的当今社会，将秘书人员个人的“自我实现”追求纳入秘书工作宗旨的范畴内也是合情合理；当然，我们必须注意，就秘书工作的宗旨而言，“自我实现”这一点可以肯定，但必须与服务性结合起来。
★本题的答案如下：
秘书学研究中将“三服务”作为秘书工作的根本宗旨。所谓“三服务”是指：
第一，为领导工作服务。
第二，为与本组织中的其他部门服务。
第三，为人民群众服务。
第四，自我实现。（注：这一点可以不写）
 
9. 秘书工作的基本原则是什么？
★ 考核知识点:秘书工作的基本原则
附2.1.9（考核知识点解释）：
关于秘书工作的基本原则，不同论述有不同的概括，不过一般而言皆大同小异。所谓秘书工作的基本原则，实际上是秘书工作实践中需要注意做到的一些标准，即秘书人员应以这些标准来规范和指导自己的行动。秘书工作的基本原则主要强调“主动”、“高效”、“准确”、“保密”、“时效”、“实事求是”等关键词，
★本题的答案如下：
一般认为，秘书工作的基本原则是：
第一，准确周密。这是对秘书工作的全面质量要求。
第二，迅速及时。即要求秘书工作要注重时效性。
第三，安全保密。即秘书人员应有保密意识，不可麻痹大意。
第四，实事求是。坚实做实事、讲真话，一切从实际出发。
 
10. 请简述配置秘书人员的主要原则。
★ 考核知识点: 配置秘书实行的原则
附2.1.10（考核知识点解释）：
配置秘书人员，是秘书管理工作的重要内容之一。秘书人员的合理配置，有利于领导工作的顺利开展，也是秘书自身积极性、主动性和特长优势发挥的先决条件。
在配置秘书时，一般遵照这样的原则：第一，适应性原则，即根据领导者的个性特点和工作习惯来选择相适应的秘书人员。第二，职能性原则，即按照领导人员的管理职能配备秘书人员。主要采用两种方法：一是专业对应法，根据领导人员的管理分工，选择专业对口的秘书人员。二是层级选配法，对于级别较高的领导选配专业职务较高、工作经历相对丰富的秘书；对于级别较低的领导，则可以考虑选择职务和履历相对一般的秘书。第三，类型性原则，即根据秘书人员的特长与风格，对秘书人员加以区分，并有计划地培养，将不同类型的秘书人员配备到适合其能力发挥的岗位上。
★本题的答案如下：
（1）适应性原则，即根据领导者的个性特点和工作习惯来选择相适应的秘书人员。
（2）职能性原则，即按照领导人员的管理职能配备秘书人员。主要采用两种方法：一是专业对应法，根据领导人员的管理分工，选择专业对口的秘书人员。二是层级选配法，对于级别较高的领导选配专业职务较高、工作经历相对丰富的秘书；对于级别较低的领导，则可以考虑选择职务和履历相对一般的秘书。
（3）类型性原则，即根据秘书人员的特长与风格，对秘书人员加以区分，并有计划地培养，将不同类型的秘书人员配备到适合其能力发挥的岗位上。
 
11. 如何理解秘书知识结构构建中的“适应性”原则？
★ 考核知识点:秘书人员知识结构的构建
附2.1.11（考核知识点解释）：
关于秘书知识结构构建中的“适应性”原则，教材中没有专门论述；不过，教材指出了秘书人员知识结构的特征。事实上，教材中概括的“动态性”特征与“适应性”原则，说的是同一个问题。
秘书的知识结构要保持开放性，必须随着领导工作、时代文化等环境因素的变化而不断更新进步、不断调节知识储备，在动态发展中满足不断变化的工作要求。这种特性实际上就时要求秘书人员在构建自身知识体系时，应注意主动适应文化氛围和工作需要，使个人知识结构能够与时俱进，从而更好地满足岗位工作、部门机构和领导人员的要求。
★本题的答案如下：
秘书知识结构构建中的“适应性”原则要求：
第一，秘书人员的知识结构应与其岗位职责相适应。
第二，秘书人员的知识结构应与所在单位的业务特点相适应。
第三，秘书的知识结构应与社会环境相适应。
 
12. 秘书人员应注意哪些方面的修养？
★ 考核知识点:秘书人员的基本素养
附2.1.13（考核知识点解释）：
在现实中，秘书工作效果的优劣，秘书工作基本原则能否得到良好地贯彻，主要取决于两个方面的因素：一是环境因素，包括组织环境、制度环境、舆论环境、政策环境等；另一个重要的因素就是秘书工作执行者，也就是秘书人员的个人素养因素。
秘书人员的基本素养，是一个宏观系统，包含多方面内容。其主要涉及政治思想修养、作风修养、道德修养、心理修养等内容。
★本题的答案如下：
（1）政治思想修养。秘书人员应认真学习理论知识，提升理性思维能力。
（2）作风修养。秘书人员应培养廉洁守纪、谦虚谨慎、认真高效的工作作风。
（3）道德修养。秘书人员应注重社会道德和职业道德的培养。
（4）心理修养。秘书人员应注重培养健康的心理品质，学会调适心理与情绪。
 
13. 秘书人员应从哪些方面加强自身的职业道德水平？
★ 考核知识点:秘书职业道德培养
附2.1.14（考核知识点解释）：
认识秘书的职业道德内涵与秘书职业道德的培养，二者是一体之两面，都指向职业道德问题。秘书职业道德的培养，应以秘书职业道德的要求和内涵为依据，通过长时间的努力来实现。
秘书人员主要应注意从以下几个方面来加强职业道德素养：（1）培养角色意识，忠于职守，严守本分。（2）实事求是，严谨细致，严守机密。（3）树立效益意识，培养开拓精神。（4）坚持诚信，具有公关意识。（5）自尊自立，坚持学习。（6）服从领导，顾全大局。（7）增强服务意识，提高服务质量。
★本题的答案如下：
（1）培养角色意识，忠于职守，严守本分。
（2）实事求是，严谨细致，严守机密。
（3）树立效益意识，培养开拓精神。
（4）坚持诚信，具有公关意识。
（5）自尊自立，坚持学习。
（6）服从领导，顾全大局。
（7）增强服务意识，提高服务质量。
 
14. 你认为，秘书人员应如何更好地与本单位的其他同事进行沟通？
★ 考核知识点:秘书协调与其他同事关系的艺术
附2.1.15（考核知识点解释）：
秘书与同事的关系，可以概括为两点：一是平等，二是合作。但是在实践中，秘书接近领导、围绕领导需求开展工作，可能会受到组织内其他员工的猜忌、或敬而远之，难以与基层职工打成一片。一般说来，秘书要处理好与一般同事的关系的，较之处理好与领导的关系，要困难许多。大多数秘书容易得到领导的信任，但是却往往在一般同事中难以建立良好的人际关系。
主动进行沟通，是秘书人员增进与其他同事之间情感与信任的重要手段。在进行沟通时，要注意一些问题：第一，要善于选择最佳时机、场合以及容易引起对方兴趣的话题；第二，沟通过程中要始终保持谦虚诚恳的态度；第三，讲究语言艺术，尽量选择“商量式”、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”的方式，注意分寸，避免盛气凌人、颐指气使；第四，善于体察对方的心理变化，进而深入或改变沟通主题、沟通方式；第五，即使沟通并不成功，也不丧失信心，而是要善于总结经验，寻找机会进行下一次沟通。
★本题的答案如下：
第一，要善于选择最佳时机、场合以及容易引起对方兴趣的话题。
第二，沟通过程中要始终保持谦虚诚恳的态度。
第三，讲究语言艺术，尽量选择“商量式”、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”的方式，注意分寸，避免盛气凌人、颐指气使。
第四，善于体察对方的心理变化，进而深入或改变沟通主题、沟通方式。
第五，即使沟通并不成功，也不丧失信心；而是要善于总结经验，寻找机会进行下一次沟通。
 
15. 办公室值班工作的主要内容有哪些？
★ 考核知识点:办公室值班工作的内容
附2.1.16（考核知识点解释）：
值班是秘书的一项重要工作。经过长时间的积累，值班工作中已经形成了较为成熟的工作形式与工作制度，诸如建立起了岗位责任制度、值班记录制度、请示报告制度以及交接班制度，部分单位还建立起了设施较为完善的值班办公室。
秘书人员在值班时，要注意做好以下工作：第一，来访接待工作。第二，通讯联络工作。第三，安全保卫工作。第四，承办临时工作。也就是随时准备处理领导临时交办的事项。第五，应对突发事件。这是秘书值班工作的一个重点。
★本题的答案如下：
第一，通讯联络。即接收、处理邮件和公文，接听、处理各种电话，保证本单位与相关单位之间的信息通畅。
第二，公务接待和咨询。即按规程接待来访人员，妥善处理来访者的要求，必要时为来访者提供联系住宿、预订车辆、办理接洽事宜等服务。
第三，处理紧急问题和突发事件。在遇到突发事件或紧急任务时，做好信息传递、协调沟通和第一时间应变处理工作。
第四，承办领导临时交办的各种工作。
 
16. 秘书接待工作的原则要求是什么？
★ 考核知识点:秘书接待工作的原则
附2.1.17（考核知识点解释）：
接待工作具有重要的职能作用，同时又是秘书工作的重要内容之一。因此，秘书人员有必要重视接待工作，对于领导交代下来的接待任务，要尽心尽力完成。总的说来，理解接待工作过程中应遵循的原则，要把握住这样几个关键理念：
首先就是服务于中心工作的原则。即不能为了接待而接待，而是要通过接待工作来实现组织的利益，促进实际工作的开展。其次，坚持热情周到的原则。第三项，坚持公正负责的原则。第四，注意讲求时效的原则。第五，精简务实的原则。第六，坚持遵守纪律的原则。第七，是合理挡驾的原则。
不同著作和教材中，关于接待工作原则的表述可能有不同，但总体上都是遵循着上述思路的。
★本题的答案如下：
第一，服务于中心工作的原则
第二，平等待人原则
第三，热情周到原则。
第四，内外有别原则。
第五，相互尊重原则。
第六，精简务实原则。
第七，确保安全原则。
第八，“合理挡驾”原则。
 
17. 在涉外接待中，秘书人员要注意遵循国际交往礼仪。请问，国际礼仪中的八大基本原则是什么？
★ 考核知识点:国际礼仪的基本原则
附2.1.18（考核知识点解释）：
涉外接待工作中，普遍采用国际礼仪作为规范交往行为的准则。因此，在承担涉外接待任务时，秘书人员要注意学习和践行国际性的交往礼仪。
一般来说，国际交往礼仪主要遵循这样一些基本原则：（1）在人际交往中，应遵守“信守时间”的原则；（2）在公共场合，应遵守“不妨碍他人”的原则。（3）在社交活动中，应遵守“女士优先”的原则；（4）在相互关系中，应遵守“不得纠正”的原则；（5）在言谈话语中，应遵守“维护个人隐私”的原则；（6）在位置安排上，应遵守“以右为尊”的原则；（7）在日常生活中，应遵守“保护环境”的原则；（8）在对外交往中，应遵守“爱护动物”的原则。
★本题的答案如下：
第一，在人际交往中，应遵守“信守时间”的原则。
第二，在公共场合中，应遵守“不妨碍他人”的原则。
第三，在社交活动中，应遵守“女士优先”的原则。
第四，在相互关系中，应遵守“不得纠正”的原则。
第五，在言谈话语中，应遵守“维护个人隐私”的原则。
第六，在位置安排上，应遵守“以右为尊”的原则。
第七，在日常生活中，应遵守“保护环境”的原则。
第八，在对外交往中，应遵守“爱护动物”的原则。
 
18. 请简述撰拟公文工作的基本步骤。
★ 考核知识点:拟写公文的基本步骤（过程）
附2.1.20（考核知识点解释）：
任何文章、作品都需要一个构思、写作、成文、修改及至最终完成的过程。认识并掌握这个过程的规律性，对于提高秘书人员的写作水平，具有较为重要的作用。秘书写作的过程可以分为三个阶段：准备阶段、写作阶段与审核修改阶段。
在准备阶段。秘书人员首先要准确、深刻理解领导或组织的意图，明确写作的目的。这是秘书写作的基本前提。其次，在理解领导意图的基础上，接下来进行搜集材料的工作。所谓材料，是构成文章作品的基本要素，是描述现象、说明问题、支撑和论证观点的事实与各种信息。最后，完成上述准备工作后，秘书人员就可以根据写作目的和材料情况，进行总体构思和提炼观点的思考性工作了。
在写作阶段，先是应形成提纲或写作大纲，然后再提纲的基础上进行丰富、完善，形成完整的作品。事实上，思考工作仍旧贯穿于写作阶段，即秘书人员应根据实际的撰写情况，不断修正、调整最初的构想和大纲设计，直至最终完成写作任务。
最后的审核修改阶段，是对拟定的初稿进行总体审查，推敲文句，加以润色，订正某些错误与不当之处。对于文稿的审核，往往不是一遍就可以完成的。秘书人员需要认真地反复多次地审核文稿，逐一推敲，努力发现问题并加以修改完善。这些工作做完后，文稿就可以交由领导审核了。领导审核后，秘书还要根据领导的具体指示，再次修改文稿，或对文稿加以润色。
★本题的答案如下：
第一，接受任务，明确公文主旨。
第二，围绕主题，广泛收集资料。
第三，总体构想，拟定写作提纲。
第四，落笔撰文，从事初稿写作。
第五，加工润色，完成审核修改。
 
19. 文书处理工作的主要任务包括哪些内容？
★ 考核知识点:拟写公文的基本步骤（过程）
附2.1.21（考核知识点解释）：
文书处理是保证公务信息在单位内部和相关组织机构间顺畅运转，进而提供准确、及时、有效的决策信息的重要工作。
公文处理的具体任务包括：（1）制发公文。包括起草、审核、签发、缮印、校对、用印、签署等环节。（2）办理公文。包括公文的拟办、批办、承办、注办等环节。（3）处置公文。包括公文的清退、销毁、立卷、归档等环节。（4）传递公文。包括公文的收发登记、分装、递送等环节。（5）管理公文。包括组织公文的传阅、催办、查办、保管、调阅等工作。（6）会议、汇报、电话的记录整理与保管。
★本题的答案如下：
（1）制发公文。包括起草、审核、签发、缮印、校对、用印、签署等环节。
（2）办理公文。包括公文的拟办、批办、承办、注办等环节。
（3）处置公文。包括公文的清退、销毁、立卷、归档等环节。
（4）传递公文。包括公文的收发登记、分装、递送等环节。
（5）管理公文。包括组织公文的传阅、催办、查办、保管、调阅等工作。
（6）会议、汇报、电话的记录整理与保管。
 
20．请简述公文的基本行文规则。
★ 考核知识点:公文行文规则
附2.1.22（考核知识点解释）：
所谓行文规则，是指发文组织与受文组织之间的文件往来关系。为确保公文运转的有效、安全和顺畅，维护组织工作秩序的正常，各级机关单位在往来工作的时候必须要遵循一定的程式和规定。
行文基本规则有不同的表述方法，不过其实质性内涵是相同的。正确行文，应把握如下要点：第一，党政机关应根据隶属情况和职权范围来明确行文关系。第二，上下级单位之间应逐级行文，尽力避免越级行文。第三，坚持协商一致的原则。第四，选择和使用正确的公文种类。第五，坚持精简有效的原则，严格控制发文数量和范围。
★本题的答案如下：
行文基本规则的主要内容包括：
第一，根据机关之间的工作关系准确行文。
第二，维护机关之间的正常工作秩序，上下级机关之间以逐级行文为基本方式，应尽力避免越级行文。
第三，明确行文的主要次要责任，正确选择主送机关与抄送机关。
第四，贯彻党政公文分开行文的原则。
第五，联合行文时作者应是同级机关，并在行文前就有关问题协商一致。
第六，严格控制公文数量，简化行文手续。
 
21. 请简述文书立卷工作的含义与作用。
★ 考核知识点:文书立卷的定义与作用
附2.1.23（考核知识点解释）：
文书立卷，亦即公文立卷，可以归入档案管理工作的范畴，是秘书部门与档案部门相衔接的一个环节。它是指文秘部门将处理完毕的、具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统的整理编目，组成案卷的工作。它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。
做好公文立卷工作，具有重要的意义：首先，公文立卷能够较好地反映和保存公文之间的历史关联，有利于文件的查询利用。其次，公文立卷可以有效维护公文的完整性，也有利于在归档之前安全保管文件。最后，公文立卷为后续的档案管理工作奠定了良好的基础。
★本题的答案如下：
文书立卷，亦即公文立卷，是指文秘部门将处理完毕的、具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统的整理编目，组成案卷的工作。它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。
做好立卷工作，对于保持文件之间的历史联系，保证档案的完整与安全，便于日后的各种查考工作等，都具有重要的作用。
 
22. 会议的构成要素有哪些？
★ 考核知识点:会议构成要素
附2.1.24（考核知识点解释）：
理解“会议”的涵义，要注意这样几个要点：第一，人数应在三人以上。第二，会议应该具有特定的主题。第三，会议的根本宗旨应是解决某种问题，其途径以表达观点或交流观点为主。会议的构成要素，是界定会议的主要依据，也是指导秘书人员开展会议筹备工作的关键信息。
一般认为，会议由六种要素构成，分别为：（1）时间；（2）地点；（3）与会者；（4）组织者；（5）议题；（6）程序。
会议的构成要素就包括上述六个内容，理论上说，任何会议都要涉及这六个因素。秘书人员在从事会议组织工作时，也要着重考虑这六个方面的要素。
★本题的答案如下：
构成会议的要素主要包括：
第一，会议时间。
第二，会议地点。
第三，会议组织者。
第四，参加人员。
第五，会议议题。
第六，会议程序。
 
23. 会务工作中往往由秘书人员来初步拟定办会方案，请问办会方案应主要涉及哪些内容？
★ 考核知识点:办会方案（会议预案）的内容
附2.1.25（考核知识点解释）：
拟定办会方案，亦即草拟会议预案，是会务工作中会前准备阶段的重要内容。在撰写办会方案时，要注意涉及这样几个方面的内容：第一，确定会议名称，即明确表现出会议的性质和主题。第二，确定会议召开的时间和地点，这需要秘书人员请示领导最终确认。第三，确定与会人员，预计与会人员的数量，考虑与会者的某些实际需求。第四，明确会议筹备工作、会中服务工作的分工及其人员配置。第五，考虑会议在资金、设备等方面的需求，科学做好预算。此外，如果会议需要，还应对某些重要环节予以特殊考虑。如会议中有选举、颁奖等活动，相关具体安排也应写入办会方案中。
★本题的答案如下：
所谓办会方案，就是会议预案，其内容主要包括：
（1）确定会议名称。拟定时应注意，会议名称须明确表现会议的性质和主题。
（2）确定会议召开的时间和地点。
（3）确定与会人员，统计与会人员人数。
（4）明确会议筹备工作、会中服务工作的分工及其人员配置。
（5）考虑会议在资金、设备等方面的需求，初步拟定开销预算。
（6）对于某些重要环节应特殊考虑。如会议中有选举、颁奖等活动，相关具体安排也应写入办会方案中。
 
24. 秘书调研与领导调研的区别何在？
★ 考核知识点:秘书调研与领导调研的区别
附2.1.26（考核知识点解释）：
秘书调研与领导调研的区别，仍取决于秘书工作与领导工作的辩证关系。在这一辩证体系中，领导工作具有主动性、决策性的特征；而秘书工作则处于从属地位，是服务于领导工作的。这就决定了秘书的调研工作具有自身的独特性——属于一种被动型调研。
被动性是秘书调研区别于其他调查研究工作的关键性质。也就是说，秘书开展的调研活动，并不是完全自主的。秘书必须围绕领导的需求来确定调查的对象；很多情况下，调研的选题都是领导直接确定的；有时，甚至调查的对象、调查研究的方法，领导都会做出明确规定。秘书人员要严格执行领导的各种安排。
★本题的答案如下：
（1）秘书调研是一种参谋行为。秘书开展调研活动及其调研工作的具体方案，必须在征得领导同意或授权后，才能进入具体实施阶段。
领导调研则是行使权力的行为，可以自主决策和设计调研方案。
（2）秘书调研必须围绕领导工作展开，调研的主题和目的都是服务于领导需要的，秘书人员不可自行其是。
领导调研则是实现决策的重要工作方式和推动决策落实的有效手段，以领导人员的主观意图和思考为推动力量。
（3）秘书调研所形成的结论或方案，是建议性、咨询性的；其能否贯彻实施，取决于领导的最终认可。
而领导调研所形成的结论或方案，是可以直接推行、应用于具体实践的。
 
25. 秘书人员开展调研工作具有什么样的重要意义？
★ 考核知识点:秘书调研工作的意义
附2.1.27（考核知识点解释）：
在我国的传统的政治经济工作中，调查研究工作是很受推崇的。有高层领导同志曾经指出：如果忽视调查研究或者调查研究不够，就可能导致主观认识脱离客观实际、导致领导意志脱离群众愿望，从而造成决策失误，造成事业上的损失。
一般认为，秘书的调研工作具有非常重要的意义。如：第一，它能够反映客观情况、提供建设性意见，是辅助领导决策的重要手段。第二，秘书调研可以获得反馈信息，是修正和完善决策的重要依据。第三，秘书调研是解决常规问题、应对突发事件的重要方法。第四，调研工作对于促进秘书人员提升个人能力也有重要作用。
当然，不同的文献中，关于秘书调研工作意义的表述也并不完全一致，但它们都会强调秘书调研在获取信息，进而服务领导决策工作方面的重要价值；此外，指出秘书调研对于防止领导人员的主观主义错误，也是大多数研究者和研究文献中的共同思路。
★本题的答案如下：
秘书人员开展调研工作是秘书部门的优良传统，也是一种科学的工作方法。其意义在于：
（1）秘书调研能够为各级领导制定决策方案或研究方针政策提供重要信息与合理依据，是秘书部门发挥决策辅助职能的根本途径。
（2）秘书调研是解决实际问题的重要方法之一，能够为现实工作提供备选方案，促进部门各项业务的开展。
（3）秘书调研是避免和纠正主观主义的有效方法，它能够获得客观的一手资料，防止领导工作中出现片面、孤立、静止看问题的不良现象。
 
26 秘书部门的信息工作具有怎样的重要作用？
★ 考核知识点:信息工作的功能
附2.1.28（考核知识点解释）：
秘书部门的信息工作，就是围绕领导需求或工作重点，收集、整理、积累有价值的信息，并在适当的时候提供给领导，以利于领导参考、研究，进而更好地制定决策。的这种工作具有非常重要的作用：
首先，信息工作是领导决策的重要依据。领导做出的决策是建立于大量精确信息的基础之上的；而且，在决策的执行过程中，领导人员同样需要不断地接收反馈信息，以便随时调整和完善决策的具体实施。由于时间、精力的有限性，领导人员一般会将信息搜集与整理的工作交由秘书去做。而秘书能否做好信息工作，是否提供全面与精准的信息，直接关系到领导决策的质量与效率。
其次，信息工作对于其他部门的业务工作具有辅助作用。秘书人员在搜集了大量信息的基础上，通过科学整理，将信息分类，并有针对性地提供给合适的业务部门，供他们参考借鉴和进一步分析，可以极大地支持业务工作的开展，提升业务部门的工作效率。
再次，信息工作是实施科学管理的重要保障。现代管理实践中，各种具体的管理活动，如计划、组织、控制、协调等，都要以信息传递为中介来获得实现。秘书所作的信息工作，尤其是围绕组织内信息所做的搜集、整理和传递等工作，对于维护一个组织的稳定，促进科学管理的实现，都具有重要意义。
最后，信息工作有利于提升秘书人员的能力水平。秘书搜集、整理信息的过程，其实就是一个学习的过程。
★本题的答案如下：
第一，秘书部门的信息工作是领导者科学决策的依据与基础。
第二，秘书部门的信息工作是领导者实现科学管理的重要依据和条件。
第三，秘书部门的信息工作是现代企业与市场联系的纽带。
第四，认真做好信息工作，也有利于提升秘书人员的个人能力水平。
 
27. 秘书人员可以通过哪些渠道来收集信息？
★ 考核知识点:秘书信息工作中的信息渠道问题
附2.1.29（考核知识点解释）：
掌握并利用好收集信息的渠道，对于秘书人员而言是一个很现实的问题。常用的信息渠道主要有：第一，组织内部渠道。即各单位由于工作需要或历史传统，而形成的特有的信息获取途径。例如某单位的内刊，或专门的汇报制度等。业务信息一般都是通过这个渠道而获取的。第二，大众传媒。如报纸、杂志、广播、电视等新闻媒体。第三，（各种）会议。第四，专业信息机构。随着时代的发展，很多专业的信息调查机构或信息咨询机构，日渐发展。它们可以提供很多专业的有价值的信息。第五，实地考察。即通过秘书自身的实地观察、调研，获得一手的有价值信息。教材中提及的“调查访问”和“观察走访”实际上是一种渠道，都是秘书人员的调查研究获得的信息。第六，互联网络。网络的发展，为秘书人员的信息收集工作提供了极大的方便。不过，需要指出的是，秘书人员通过网络获取信息，不能停留于利用普通网络检索功能的层面。仅仅会使用百度、谷歌这样的网络引擎是远远不够的；秘书人员有必要根据本单位的业务内容，去接触那些专业性的数据库，并学会操作、运用专业数据库的检索功能。
★本题的答案如下：
秘书人员可以通过哪些渠道来收集信息：
第一，组织内部渠道。如内部刊物、机关的公文资料、党政系统内部建立起的专业化信息网络，等等。
第二，大众传媒渠道。如广播、电视、报刊等新闻媒体。
第三，会议渠道。
第四，利用秘书人员的实地考察或调查研究获得信息。
第五，群众来信来访渠道。
第六，商业性的专业信息机构。
第七，互联网络及其他新兴信息媒介。
 
28. 秘书调研中常用的调查方法有哪些？
★ 考核知识点:秘书调研的工作方法
附2.1.30（考核知识点解释）：
秘书调研包括调查工作与研究工作两个阶段。其中，调查工作主要是为了获取信息。在开展调查工作中，首先要确定调研课题后，以明确方向；接下来需要做的第二步工作，是确定调查的对象，选择适当的调查方法。这是一个分解课题、细化课题的过程，更是整个调查工作的重心所在。
在这一过程中，秘书人员要根据课题的性质、难度及相应的要求，选择好调查所针对的具体对象，明确应该从什么地方入手展开调查，以什么样的方式方法来展开调查。常用的调查方法主要包括：观察法，访问法，会议调查法，文献调查法，问卷调查法，专家调查法，组合式调查法，等等。秘书人员应根据实际需要，灵活地使用各种调查方法，
★本题的答案如下：
秘书调研工作中常用的调查方法包括：
（1）实地观察法；
（2）个别访问法；
（3）会议调查法；
（4）文献调查法；
（5）问卷调查法；
（6）专家调查法；
（7）组合式调查法。
 
29. 秘书人员的调研工作商务专项报告文书有哪些注意事项？
★ 考核知识点:秘书调研的注意事项
附2.1.31（考核知识点解释）：
由于秘书工作的窗口作用，秘书人员在调查研究过程中往往代表了领导人员与组织机构的形象，为此有必要注意自身言情。更为重要的是，秘书调研具有反映客观情况、提供建设性意见，辅助领导决策的重要手段，以及获得反馈信息，进而有助于修正和完善决策等重要作用。为使秘书调研的作用得以充分发挥，秘书人员更有必要端正思想态度。
秘书人员在开展调研工作时，应注意如下事项：第一，端正指导思想。注意防止先入为主、以偏概全的主观片面性。第二，应如实反映情况。避免“报喜不报忧”或刻意迎合领导意愿的弄虚作假行为。第三，注意安排适当场合，为受访者着想，不强人所难。第四，维护受访者的利益。第五，注意掌握调查技巧，努力发掘真实信息。第六，遵守调研工作纪律。
★本题的答案如下：
秘书人员在开展调研工作时，应注意如下事项：
第一，端正指导思想。注意防止先入为主、以偏概全的主观片面性。
第二，应如实反映情况。避免“报喜不报忧”或刻意迎合领导意愿的弄虚作假行为。
第三，注意安排适当场合，为受访者着想，不强人所难。
第四，维护受访者的利益。
第五，注意掌握调查技巧，努力发掘真实信息。
第六，遵守各项规章制度与调研工作纪律。
 
30. 信访工作的基本原则是什么？
★ 考核知识点:秘书信访工作的基本原则
附2.1.32（考核知识点解释）：
信访工作是具有相当重要的现实意义的。为了能够更好地发挥信访工作的作用，完成信访工作任务，秘书人员有必要了解科学开展信访工作的基本原则，并在实际工作中努力贯彻、认真践行。
教材中的介绍，仍旧是秘书学理论中的“经典”表述方式。不过，2005年国家新版《信访工作条例》出台，给秘书信访工作的理论增添了新的内容。因此，在讲授中我们结合新的条例规定，对秘书信访工作的基本原则做了新的概括。
其主要包括：第一，属地管理、分级负责；谁主管、谁负责。这是新的《信访工作条例》中题提出的要求。第二，以法规政策为依据，及时、就地解决问题。第三，化解矛盾和预防问题相结合。第四，坚持公开、便民的原则。第五，双向规范的原则。即信访者和信访受理者都必须严格规范自身的行为，按照法律规定行事。
★本题的答案如下：
信访工作的基本原则主要包括：
第一，属地管理，分级负责；谁主管，谁负责。
第二，以法规政策为依据，及时、就地解决问题。
第三，化解矛盾和预防问题相结合。
第四，坚持公开、便民原则。
第五，双向规范原则。
 
31. 简述处理信访工作时应注意的事项。
★ 考核知识点:信访工作中的注意事项
附2.1.33（考核知识点解释）：
信访是指公民、法人等采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向党政机关或其他组织反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，要求有关部门依照规定进行处理的一种社会活动。它是一项对秘书人员的原则性、灵活性和工作技巧等要求颇高的工作。
在社会转型时期，往往存在各种类型矛盾，这给信访工作带来了极大的压力。秘书人员在处理信访时，要注意把握一些问题：一是态度问题，即对待来访群众应热情、诚恳，以高度负责的精神，仔细了解情况，耐心解答问题；对于来信，应认真阅读，妥善处理，并恰当、及时地予以回复。二是坚持理性原则，应认真调查核实信访问题，冷静分析，不要轻易表态；不可偏听一面之词，也不能先入为主，切忌主观片面地认识和处理问题。三是注意原则性，要秉公办事，绝不能徇私包庇或隐匿信访问题。四是要有责任意识和防范意识，注意预防信访过程中发生意外事件，将可能激化的矛盾和冲突有效化解。五是作风问题，即避免官僚主义，杜绝推诿拖拉的工作作风。
★本题的答案如下：
（1）对待来访群众应热情、诚恳，以高度负责的精神，仔细了解情况，耐心解答问题；对于来信，应认真阅读，妥善处理，并恰当、及时地予以回复。
（2）应注意保持清醒的头脑，认真调查核实信访问题，冷静分析，不要轻易表态；不可偏听一面之词，也不能先入为主，切忌主观片面地认识和处理问题。
（3）坚持原则，秉公办事，绝不能徇私包庇或隐匿信访问题。
（4）坚持认真负责的态度，注意预防信访过程中的意外事件。
（5）避免官僚主义，杜绝推诿拖拉的工作作风。
 
32. 秘书部门的督查工作具有怎样的特征？
★ 考核知识点:督查工作的特点
附2.1.34（考核知识点解释）：
秘书部门的督查工作，不同于纪检、监察部门的业务性督查，它是领导机关或领导人员赋予秘书部门的一项职能，是围绕领导活动而展开的辅助性、服务性工作。传统秘书学理论中，督查工作是备受推崇的：有了决策的制定和实施方案的部署，事情还只是进行了一半，还有更重要的一半就是要确保决策和部署的贯彻落实，而这正是由督查工作所推动的。
与纪检部门、监察部门的工作相比，秘书部门的督察工作具有自身的独特性：
首先，秘书督查工作具有被动性的特征。无论是决策督查，还是专项督查，它们都是围绕着领导要求而展开的辅助性、服务性工作。督查对象，都是由领导决策所规定的，或者干脆是有领导指示确定。第二，秘书督查工作具有严肃性的特征，是一项政治性、政策性很强的工作。第三，秘书督查工作具有权威性的特征。即秘书人员是代表领导来进行督促检查的，在这一过程中，领导的部分权威性被让渡到秘书人员身上，以便秘书能够切实地完成督查任务。第四，秘书督察工作具有间接性的特征。这是说，秘书开展督察工作时，不要直接参与具体工作，不能越权。第五，秘书督查工作具有层次性的特征。不要越权督查，也不要互相推诿。第六，秘书督察工作具有时效性的特征。
★本题的答案如下：
相比于纪检监察部门，秘书部门的督察工作具有自身的独特性：
第一，秘书督查工作具有被动性的特征。
第二，秘书督查工作具有严肃性的特征。
第三，秘书督查工作具有权威性的特征。
第四，秘书督察工作具有间接性的特征。
第五，秘书督查工作具有层次性的特征。
第六，秘书督察工作具有时效性的特征。
 
33. 秘书写作具有哪些特点？
★ 考核知识点:秘书写作的特征
附2.1.35（考核知识点解释）：
撰拟公文是秘书工作的重要内容，也是层次较高的秘书工作。教材中关于“公文”这一主题的介绍，主要见于第十章的一、二两节。由于实践中写作是秘书人员最为主要的工作之一，具有较高学历的秘书人员往往要承担行草拟公文的责任。因此授课中我们对“写作”这一主题进行了详细介绍。
秘书写作是一种目的性、现实性极强的文字创作活动，属于应用文写作范畴。但是，与新闻写作、说明文写作等应用性创作相比，秘书写作有其自身的独特性。主要表现在：第一，就是秘书写作必须严格忠于领导或组织的意图。第二，写作目的要明确。这主要说的是，秘书写作必须有明确的针对性、实用性，可以切实影响实际工作的进程。秘书写作完成的文字材料，不论是指出问题、提出要求还是陈述意见、建议，都必须直接明确，使读者一目了然、准确理解。第三，秘书写作必须遵循特定的行文格式。第四，秘书写作中，要注意文字简洁，文风庄重，内容真实。秘书写作出来的公务文书，应言简意赅，平实稳重，要尽量避免冗长的修饰和复杂的句式。尤其是秘书写作决不可以有文学创作中的虚构、想象、夸张等成分，其涉及的数据、政策、指示等必须要实事求是，真实准确。第五，秘书写作还必须重视时效性。
★本题的答案如下：
与其他类型的创作活动相比，秘书写作有着自身的独特性：
第一，必须严格忠于领导或组织的意图。
第二，写作目的要明确。
第三，必须遵循特定的行文格式。
第四，文字简洁，文风庄重，内容真实。
第五，重视时效性，应尽可能迅速而高质量地完成写作任务。
 
34. 简述商务专项报告文书的特点。
★ 考核知识点:商务文书的性质与特征。
附2.1.36（考核知识点解释）：
随着市场经济的发展和中国社会的转型，秘书的从业领域开始突破党政系统、国有企事业单位的范畴，发展到更为广阔的领域内，尤其是各类市场化的商务机构、生产单位，成为接纳秘书人员就业的主要领域。在这样的形势下，秘书人员掌握商务文书的写作是非常必要的。商务文书写作不仅需要良好的文字能力，还要求秘书人员具备相应的商务知识。
商务专项文书，指的是企业在生产、营销、流通、分配等具体经营环节中涉及的针对具体商务问题的相关文书，如招标书、投标书、各类商务性申请书等。其具有三个显著特点： 第一，有明确的实用性目的。第二，注重系统性。亦即必须符合企业组织经营的宏观方针、发展要求，与企业的经济利益与社会利益追求相契合。第三，格式的规范性与统一性。专项报告文书在格式上，往往有规范化的格式，甚至是以表格的形式出现。
★本题的答案如下：
第一，有明确的实用性目的。
第二，注重系统性。亦即必须符合企业组织经营的宏观方针、发展要求，与企业的经济利益与社会利益追求相契合。
第三，格式的规范性与统一性。专项报告文书在格式上，往往有规范化的格式，甚至是以表格的形式出现。
 
35. 简述商务告启类文书的写作原则。
★ 考核知识点:商务告启文书的特征与写作
附2.1.37（考核知识点解释）：
所谓商务告启类文书，是指工商企业在经营活动中，用以向公众或特定目标受众，有计划、有目的地传播生产经营相关信息的各种文体形式。简单地说，商务告启类文书，有些类似于行政公文中的“通告”，主要用以传播涉及企业的各种信息。秘书学研究认为，商务告启类文书的总体写作原则包括：
第一，重视信息的准确性。第二，注重研究接受者的心理状况和心理需求。亦即传播信息应有针对性，重视信息在相应受众群体中的可接受性。第三，宗旨鲜明，以实现特定的商业目的为中心。第四，合理安排信息，注意详略得当。
商务告启类文书一个商务公文的大类，商业广告、商务公示、企业介绍等都可以归入到商务告启类文书的范畴之内。
★本题的答案如下：
第一，重视信息的准确性。
第二，注重研究接受者的心理状况和心理需求。亦即传播信息应有针对性，重视信息在相应受众群体中的可接受性。
第三，应宗旨鲜明，以实现特定的商业目的为中心。
第四，应合理安排信息，注意详略得当。
 
36. 公文传阅的基本原则是什么？
★ 考核知识点:收文处理工作
附2.1.38（考核知识点解释）：
传阅是公文处理过程中收文环节的重要内容之一。当某些文件需要本单位的多位领导或相关人员普遍阅览知晓时，就涉及公文的传阅工作，亦即秘书人员因按照一定的规则，将公文合理有序地交给不同人员阅览。公文传阅的基本做法是：
第一，一般按照先主要领导，再主管负责人，再具体负责的业务部门，然后其他人员的顺序传阅。第二，文件传阅应以秘书人员为中心，即秘书人员送交某领导，待领导阅读后返还秘书人员，秘书人员再送下一对象阅读。要避免公文不经秘书人员之手，在单位内部随意传递的现象。第三，在传阅过程中，秘书人员要注意对文件进行检查，以便及时发现领导批示，并按批示办理有关事项。
★本题的答案如下：
第一，一般按照先主要领导，再主管负责人，再具体负责的业务部门，然后其他人员的顺序传阅。
第二，文件传阅应以秘书人员为中心，要避免公文不经秘书人员之手，在单位内部随意传递的现象。
第三，在传阅过程中，秘书人员要注意对文件进行检查，以便及时发现领导批示。
 
37. 现实实践中，公文立卷方法的发展趋势是什么？
★ 考核知识点:公文立卷的发展趋势。
附2.1.39（考核知识点解释）：
教材上关于公文立卷知识的介绍，是秘书学的“经典”理论。由于计算机技术、互联网技术以及新型数据存储技术的飞速发展，深刻改变了公文立卷和档案管理工作的实践。尤其是国家档案局《档案文件这和你管理规则》的颁布实施，促使文件保存与管理工作的具体操作出现了很多新的发展趋势。
总结来看，当今公文管理工作的发展趋势，其核心即在于逐渐取消“案卷”这一文件组合形式，使档案材料的保管模式趋于扁平化，以便利于检索需要和适应计算机技术的发展。具体到秘书工作领域，其主要反映为公文立卷工作的理念、要求出现了一些新的变化，包括：第一，在公文整理工作中，以“件”取代“卷”；第二，在分类标准上，以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”；第三，在保存形式上，以“案盒”取代“案卷”。
这种形势下，文书立卷工作必须体现相关理念的变革，为此我们专门辟出一讲（第二十五讲）介绍新的工作理念与工作方法。
★本题的答案如下：
第一，在编制类目时，主要设定年度、保管期限、组织机构或有关事项性质等类别。这样就简化了类目编制工作的难度和复杂性。
第二，在平时归档工作中，注意以“件”为单位来整理公文；将公文保存于档案盒内。
第三，在公文保存形式上，以“案盒”取代“案卷”。年终系统整理时，仍需对盒内文件进行核查与排序编号。
第四，系统整理成盒后，应标注案盒的相关信息。
 
38. 秘书人员应如何处理突发事件？
★ 考核知识点: 应对突发事件的原则
附2.1.40（考核知识点解释）：
应对突发事件，是办公室值班工作的重要内容之一。在当前社会发展日益加速、各种情况瞬息万变的条件下，做好应对突发事件的准备，是秘书人员必须留心的问题。
本质上来看，突发事件是无法阻止的，我们所能作的，只是尽力将其影响控制在最小范围之内。应该说，突发事件并非是凭秘书人员的一己之力就可以妥善应对的；应对突发事件是一个系统工程，需要多方面的共同努力。作为负责值班工作的秘书，在应对突发事件问题上应注意这样几点：第一，做好预案。第二，确保通信畅通。第三，及时请示汇报。第四，处变不惊，保持镇静。
在把握上述要点的基础上，秘书人员可以根据实际情况，灵活地处理相关问题；并及时与领导或领导群体沟通，以便将突发事件所造成的危害控制在最小范围内，同时高效、良好地完成危机公关工作。
★本题的答案如下：
秘书人员在处理突发事件时应注意：
第一，提前做好预案。
第二，确保通信畅通。
第三，及时请示汇报。
第四，处变不惊，保持镇静
 
 
（二）案例分析(此处略，请同学们结合学习内容作答)
（三）论述题(此处略，请同学们结合学习内容作答)
 

南开《秘书学概论》复习资料-李广欣历年真题如下：